الغرض من هذه السياسة بشأن الحسابات الدائنة هو ضمان أمن أموال كلية مجتمع مقاطعة هدسون ("الكلية") وإجراء الأعمال وفقًا لمبادئ المساءلة والاكتمال وحسن التوقيت والدقة. واسترشادًا بهذه المبادئ ، تسعى الكلية إلى الدفع في الوقت المناسب لبائعي الفواتير التي تم التحقق منها والمعتمدة بطريقة فعالة ، والاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة للحسابات الدائنة.
تلتزم الكلية ومجلس أمنائها ("المجلس") بدعم أعضاء المجتمع المحلي والموردين الذين يديرون الأعمال مع الكلية. هذه السياسة تتعلق بالمدفوعات للبائعين فقط. الحسابات الدائنة هي نوع من الديون قصيرة الأجل ، وعادة ما تكون المبلغ المستحق على المنظمة لمورديها أو البائعين للسلع والخدمات المقدمة ، والتي لم يتم السداد مقدمًا لها. تتحمل الكلية التزامات تجاه الموردين والبائعين لشراء السلع والخدمات المستخدمة في سياق الأعمال العادي.
قسم الحسابات الدائنة هو المسؤول عن تدقيق ومعالجة الفواتير والمدفوعات للكلية. تؤدي إدارة الحسابات الدائنة المهام التالية المرتبطة بهذا الهدف:
يفوض مجلس الإدارة الرئيس مسؤولية تطوير الإجراءات والمبادئ التوجيهية لتنفيذ هذه السياسة. سيكون مكتب المالية مسؤولاً عن تنفيذ السياسة.
المعتمد: يونيو 2021
باعتماد: مجلس الأمناء
التصنيف: محاسبة
الفئة الفرعية: حسابات دائنة
مجدول للمراجعة: يونيو 2024
المكتب (المكاتب) المسؤولة: المالية
I. مقدمة
تم تطوير هذا الإجراء لضمان أمان أموال الكلية ، ويتم إجراء الأعمال وفقًا لمبادئ المساءلة والاكتمال وحسن التوقيت والدقة. واسترشادًا بهذه المبادئ ، تسعى HCCC إلى 1) سداد الفواتير المناسبة في الوقت المناسب بطريقة فعالة ؛ و 2) تقرير الخصوم القائمة وفقا لمبادئ المحاسبة المقبولة عموما. علاوة على ذلك ، تتوقع الكلية من جميع أعضاء المجتمع وجميع البائعين الذين يقومون بأعمال تجارية مع الكلية اتباع هذه السياسة.
تتعلق الإجراءات التالية بالدفع للبائعين فقط. لمزيد من الإجراءات المتعلقة بالفئات التالية ، يرجى الرجوع إلى:
ثانيًا. الكيانات المتضررة من هذه الإجراءات
تؤثر الإجراءات التالية على جميع أقسام ومكاتب كلية مجتمع مقاطعة هدسون.
ثالثا. تعريفات
محاسب مستحق الدفع هو نوع من الديون قصيرة الأجل التي تمثل عادةً المبلغ المستحق على المنظمة لمورديها أو البائعين للسلع والخدمات المشتراة بالائتمان. تتحمل الكلية التزامات تجاه الموردين والبائعين لشراء السلع والخدمات المستخدمة في سياق الأعمال العادي. قسم الحسابات الدائنة ("AP Department") مسؤول عن تدقيق الفواتير ومعالجتها والتحقق من الفواتير نيابة عن الكلية.
يؤدي قسم AP المهام التالية المرتبطة بهذا الهدف:
المساءلة – يتأكد قسم الحسابات الدائنة من أن جميع المشتريات تمت الموافقة عليها بشكل مناسب قبل صرف المدفوعات، وأن الفواتير يتم دفعها مرة واحدة فقط، وأن أصول الكلية محمية من الاحتيال. علاوة على ذلك، يتأكد قسم الحسابات الدائنة من توثيق المعاملات بشكل صحيح لأغراض التدقيق.
دقة - للإبلاغ بشكل صحيح عن كل من الخصوم والمصاريف المعلقة بالكلية ، يقوم قسم AP بتسجيل بيانات البائع في عملية القسيمة وحسابات دفتر الأستاذ العام.
معاملات الشيكات الإلكترونية - المدفوعات المالية الإلكترونية التي تدفع للموظفين بدلاً من الشيك.
التحقق من الميزانية - الإجراء الذي يضمن القسم من خلاله ألا تتجاوز الالتزامات والنفقات المالية للكلية ميزانياتها.
كمال - معلومات محددة وضرورية عن جميع السلع المتفق عليها والخدمات المقدمة للسماح بالدفع. يجب أن يتضمن هذا المعلومات التالية:
أمر الشراء (PO) - أمر الشراء هو مستند صادر من الكلية إلى البائع يوضح الأنواع والكميات والأسعار المتفق عليها للمنتجات و / أو الخدمات التي سيقدمها البائع.
توقيت - المصروفات المبلغ عنها للسلع والخدمات في الفترة المقدمة ، ودفع الفواتير المعتمدة في الوقت المناسب (صافي 30) ، والاستفادة من أي خصومات للبائعين المعمول بها. لهذه الأسباب ، يعد تقديم فاتورة كاملة في الوقت المناسب إلى قسم AP أمرًا بالغ الأهمية. يجب توجيه البائعين لإرسال جميع الفواتير مباشرة إلى إدارة AP وليس إلى جهة اتصال الحرم الجامعي. يعد التصديق على الاستلام في الوقت المناسب من قبل قسم الاستلام في الكلية إلى قسم AP أمرًا بالغ الأهمية لعملية السماح لقسم AP بتسديد المدفوعات في الوقت المناسب للبائعين.
قسيمة - النية الداخلية لإجراء دفعة للبائع. الإيصال عبارة عن مستند يتم إنتاجه بواسطة الكلية ويتم إصداره إلى البائع بعد استلام الفاتورة ومطابقتها مع أمر الشراء ومستندات الاستلام. تصبح القسائم المعتمدة ، عند معالجتها ، شيكات أو مدفوعات إلكترونية.
رابعا. إجراءات السياسة
يجب تنفيذ الإجراءات التالية للالتزام بسياسة الذمم الدائنة بالكلية والتأكد من صحة مبالغ الحسابات الدائنة ؛ مسجلة بشكل صحيح ودقيق وفعال ؛ تتم معالجتها مرة واحدة فقط ؛ وموثقة بشكل مناسب في البيانات المالية. من أجل معالجة المدفوعات ، يجب الموافقة على جميع الفواتير بموجب إجراءات الكلية. تلتزم إدارة الحسابات الدائنة بالإجراءات التالية:
1. يجب إدخال البائعين في نظام بوابة الزملاء.
2لن يتم دفع مستحقات البائعين إلا بعد إدخال نموذج W-9 مكتمل في نظام بوابة الزملاء، وموافقة مجلس الإدارة على القرار (إذا لزم الأمر).
3. يجب أن تكون الفواتير التي تتلقاها إدارة AP مختومة بالتاريخ.
4. يجب تقديم الفواتير مباشرة إلى إدارة AP. إذا تم إرسال فاتورة إلى قسم الاستلام مباشرة ، فإن مسؤولية القسم هي إعادة توجيه الفاتورة إلى قسم AP فورًا بعد المراجعة والاعتراف بتسليم البضائع كما يمثلها البائع ، وأن الخدمات الواردة في الفاتورة قد تم تنفيذها. سيؤدي ذلك إلى تسهيل الدفع ضمن الشروط وسيخفف من مخاطر الفواتير في غير محلها أو ضياعها أو الاحتفاظ بها والتي تتسبب في حدوث تأخيرات في المحاسبة المناسبة ، وتجنب ارتفاع التكاليف التي تتحملها الكلية. لا ينبغي الاحتفاظ بالفواتير في مكاتب الإدارات.
5. يجوز فقط لموظفي قسم AP المعتمدين تسجيل الدخول إلى نظام بوابة الزملاء ومعالجة الفواتير.
6. يجب أن تكون قسائم الحسابات الدائنة مدعومة بفاتورة أصلية وأمر شراء معتمد من الكلية واستلام موثق للسلع والخدمات. يجب إدخال أمر الشراء وبيانات الاستلام في الزميل من قبل موظفي HCCC.
7. يجب أن تحتوي الفاتورة على وصف تفصيلي للخدمات المقدمة أو البضائع المقدمة ، وتاريخ (تواريخ) تسليم البضائع أو الخدمات ، وموقع HCCC حيث تم تقديم الخدمات أو تسليم البضائع. قد يتأخر دفع الفواتير التي تفتقر إلى المعلومات الكافية حتى يتم توفير جميع المعلومات المطلوبة.
8. إذا كانت الفاتورة لسداد جزئي ، يجب على البائع الإشارة بوضوح إلى الترتيب في الفاتورة أو العقد. في هذه الحالات ، يتعين على البائع تقديم نفس المستوى من الوثائق ، كما هو موضح في IV.7 أعلاه.
9. يتم إدخال أرقام الفواتير في نظام بوابة الزملاء تمامًا كما تم توفيرها بواسطة البائع. قد يؤدي تعديل رقم الفاتورة إلى معالجة مكررة. التعديل محظور تمامًا باستثناء ما تسمح به إدارة AP.
10 إدخال معلومات الفاتورة كامل ودقيق وصالح.
11 يجب استلام جميع السلع والخدمات في نظام بوابة الزملاء من قبل القسم. بالنسبة للخدمات والبضائع التي يتم شحنها مباشرة إلى قسم الطلبات ، فإن مسؤولية قسم الطلب هي إخطار إدارة AP بأن الخدمات أو البضائع قد تم استلامها بشكل مرض وقبولها في نظام عملية الدفع.
12 يجب تمييز الفروق بين أمر الشراء والفاتورة والبحث فيها وحلها قبل معالجة المدفوعات. تشمل الاختلافات ، على سبيل المثال لا الحصر ، اسم بائع مختلف أو تناقض في الكمية أو تناقض بالدولار.
13 يجب عدم تضمين ضريبة المبيعات في أي فاتورة لأن الكلية كيان معفي من الضرائب. يجب أن تقدم إدارة AP الوثائق إلى البائع لدعم حالة الإعفاء الضريبي ، بما في ذلك رقم وشهادة الإعفاء من ضريبة المبيعات ، إذا لزم الأمر.
14 تتم معالجة جميع مشتريات الأصول الرأسمالية من قبل إدارة AP.
15 يجب على إدارة AP إرسال جميع المدفوعات المعتمدة بالبريد إلى عنوان السجل. أي مدفوعات تنطوي على معاملة خاصة ، مثل الشحنات الليلية أو الاستلام الشخصي ، تتطلب موافقة مسبقة. سيقتصر استخدام الشحن بين عشية وضحاها والمعالجة السريعة للمدفوعات على حالات الطوارئ.
16 تقوم إدارة AP بمعالجة الشيكات وتسديد المدفوعات مرتين في الأسبوع. تتم معالجة مدفوعات التحقق من AP Department و E-CHECK في أيام بديلة.
17 تتم معالجة المبالغ المستردة للطلاب في مكتب بورصة ، ويتم إصدار الشيكات من خلال إدارة AP مرة واحدة في الأسبوع.
18 يجب استخدام دفع طلب الشيك ، على النحو التالي ، عندما لا تنطبق طرق الدفع الأخرى (على سبيل المثال ، أمر الشراء وقسيمة المصروفات النثرية). يجب معالجة أي طلب لشراء البضائع من قبل قسم المشتريات.
19 يجب التحقيق في الشيكات المفقودة والمكررة والمعلقة منذ فترة طويلة قبل إصدار شيك آخر. سيقوم موظف قسم AP بمعالجة جميع تعديلات الشيكات في نظام الزملاء بعد الانتهاء من جميع التحقيقات.
20 يتم إرسال بيانات الدفع الموجب إلى البنك بعد كل دفعة دفع بشيك.
21 يجب توجيه أي أسئلة بخصوص هذه السياسة إلى مسؤول قسم AP. يمكن إرسال الأسئلة إلكترونيًا إلى الحسابات الدائنة على apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. بدلاً من ذلك ، يمكن الاتصال بمسؤول قسم AP على (201) 360-4055.
وافق عليها مجلس الوزراء: يوليو 2021
سياسة مجلس الإدارة ذات الصلة: المحاسبة ، الحسابات الدائنة
العودة إلى Policies and Procedures