الغرض من هذه السياسة الخاصة بسداد تكاليف السفر هو وضع إرشادات سياسة سداد تكاليف سفر الموظفين في كلية مجتمع مقاطعة هدسون ("الكلية") لتغطية النفقات المعقولة والضرورية المتكبدة فيما يتعلق بسفر العمل المعتمد.
تلتزم الكلية ومجلس أمنائها ("المجلس") بضمان أن يحرص أعضاء هيئة التدريس والموظفين المسافرين في مهام رسمية للكلية على تحمل النفقات بنفس القدر من العناية التي يحرص عليها الشخص الحكيم إذا سافر في مهام شخصية على نفقته الخاصة. يتم سداد نفقات السفر المعتمدة وفقًا لسياسات وإجراءات السفر بالكلية.
يفوض مجلس الإدارة الرئيس مسؤولية تطوير الإجراءات والمبادئ التوجيهية لتنفيذ هذه السياسة. سيضمن مكتب الشؤون المالية الامتثال لهذه السياسة في جميع الإجراءات ذات الصلة.
المعتمد: يونيو 2021
باعتماد: مجلس الأمناء
التصنيف: محاسبة
الفئة الفرعية: تعويض السفر
مجدول للمراجعة: يونيو 2024
المكتب (المكاتب) المسؤولة: المالية
I. مقدمة
الغرض من إجراء السفر هذا هو تحديد المبادئ التوجيهية الأساسية لجميع الموظفين ، الذين تم تعريفهم على أنهم موظفون في ولاية نيوجيرسي عند السفر في أعمال رسمية تابعة لكلية مجتمع مقاطعة هدسون ("الكلية"). القصد من هذا الإجراء هو أن المسافر الفردي لا يربح أو يخسر الأموال الشخصية أثناء السفر في أعمال الكلية الرسمية. يجب أن يؤذن بجميع السفر القابل للاسترداد قبل أي سفر. يجب أن يكون السفر المعتمد ضروريًا لتحقيق الأهداف أو الوفاء بمسؤوليات قسم معين ويجب إجراؤه بأكثر الطرق الاقتصادية والعملية للكلية.
أ. بدل الوجبة - بما في ذلك الإكراميات ، تسمح الكلية بالسعر الفيدرالي لليوم كما هو مطبق من قبل إدارة الخدمات العامة ("GSA"). يجب أن تدعم الإيصالات النفقات. يجب ألا يكون هناك طلب لسداد أي تكاليف وجبات مدرجة في رسوم تسجيل المؤتمر أو الجمعية. لمزيد من المعلومات حول الأسعار بناءً على الموقع ، يرجى مراجعة الإرشادات الموجودة على https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
ب. بدل السيارة - إذا كان استخدام السيارة الشخصية للموظف مطلوبًا بسبب السفر المحلي أو لمسافات قصيرة ، فيجب تعويض الموظف بمعدل الأميال المناسب ، بالإضافة إلى الرسوم ومواقف السيارات ، مع إثبات مسافة السفر واستلام النفقات. عادةً ما يكون معدل الأميال المطبق هو المعدل المعتمد من مصلحة الضرائب الأمريكية.
ج. الإيصالات - مطلوب لجميع مدفوعات المصاريف. لن يتم سداد أي نفقات دون الإيصالات الداعمة.
6. قبل تقديم نموذج سداد تكاليف السفر إلى قسم المحاسبة ، يجب على الموظف تقديم الاستمارة والوثائق الداعمة إلى مشرف الموظف والعميد أو المسؤول التنفيذي المناسب للموافقة والتأكيد على أن المصروفات المطالب بها قابلة للسداد في حدود وبدلات الكلية. من الضروري أن يراجع مشرف الموظف ويوافق على طلب السداد مقابل النفقات "المعقولة والضرورية" فقط. المشرف مسؤول عن استخدام حكم الأعمال إذا تم تقديم عنصر معين غير مدرج في السياسة أو الإجراء للموافقة عليه.
7. نموذج طلب السفر (الملحق أ) وسداد تكاليف السفر (الملحق ب) متاحان على بوابة College Finance.
ثانيًا. الموافقات
يشمل هذا الإجراء جميع الموظفين الإداريين وأعضاء هيئة التدريس والموظفين وغيرهم من المصرح لهم السفر نيابة عن الكلية. الالتزام بهذا الإجراء هو مسؤولية الفرد الذي يسافر في أعمال الكلية. ينطبق هذا الإجراء على جميع الرحلات بغض النظر عن مصدر الأموال.
إذا كان سداد تكاليف السفر من منحة أو عقد ، فيجب على الموظف الحصول على موافقة مسبقة من Grants قسم المحاسبة في المكتب أو الكلية من أجل إثبات أنه سيتم السماح لجميع تكاليف السفر المتوقعة بالسداد وفقًا لشروط المنحة أو العقد.
من المتوقع أن يمارس الموظفون الذين يسافرون في أعمال الكلية الرسمية نفس العناية في تكبد النفقات التي قد يمارسها الشخص الحكيم إذا كان يسافر في مهمة شخصية على نفقته الخاصة. يتم سداد نفقات السفر المعتمد فقط وفقًا لإجراءات السفر الخاصة بالكلية.
أ. موافقات السفر
تتطلب جميع رحلات المؤتمرات والاتفاقيات وتدريب الموظفين وورش العمل والندوات موافقة مسبقة وفقًا لهذا الإجراء.
ب- المصاريف المسموح بها
تقتصر مصاريف السفر التي يتم تعويضها على تلك المصاريف الأساسية لإتمام الأعمال الرسمية للكلية. ولن يتم تعويض سوى المصاريف الفعلية والضرورية التي تصاحب الراحة العادية للمسافر في أداء واجباته الرسمية. ويجب أن تكون مصاريف العمل معقولة وضرورية. ويُسمح بتعويض الإكراميات والمكافآت والرسوم المماثلة شريطة أن تكون المبالغ المدفوعة ضمن المعايير المعترف بها عادة.
ج- المصاريف غير العادية
طلبات استرداد النفقات الاستثنائية أو غير العادية التي لم يكن من الممكن توقعها قبل السفر ، أو التي تتجاوز الحد الأقصى المسموح به ، تخضع للموافقة قبل السداد. يجب استكمال تبرير مكتوب في نموذج تعويض السفر يوضح الظروف التي تتطلب النفقات ، جنبًا إلى جنب مع جميع الوثائق الداعمة المناسبة ، والتي يجب إرسالها مباشرة إلى رئيس القسم المناسب أو العميد أو نائب الرئيس للموافقة عليه. يجب أن يوافق الرئيس على المواقف غير العادية للمسؤولين التنفيذيين أو الأمناء. يجب بعد ذلك إرفاق الموافقة الموثقة بالنماذج المعمول بها وتقديمها إلى المحاسبة لسدادها.
د- الشروط الخاصة
يجب على الموظفين الذين لديهم أي احتياجات سفر خاصة لم يتم تناولها صراحةً في هذه السياسات الاتصال برئيس القسم المناسب أو العميد أو نائب الرئيس للموافقة عليه ، ورئيس الكلية إذا لزم الأمر.
ثالثا. عملية
أ. عملية الموافقة
B. إعداد وتوزيع استمارة طلب السفر
C. تدريب الموظفين
يتطلب تدريب الموظفين المطلوب لتعزيز مهارات الموظف ، والحفاظ على المهارات الحالية في التطورات التكنولوجية ، و / أو اكتساب المعرفة / المعلومات الجديدة ، موافقة مسبقة من مشرف الموظف. إذا كان الأمر يتعلق بالسفر ، فيجب أيضًا إعداد نموذج طلب السفر وتقديمه للموافقة عليه وفقًا لهذا الإجراء. كما هو مذكور أعلاه ، مطلوب نموذج طلب السفر لتأجير السيارات والإقامة الليلية ، بغض النظر عن التكلفة.
خامسا النقل
حيثما كان ذلك عمليًا ، من المتوقع أن يستخدم المسافرون أكثر وسائل النقل اقتصادا. قد يشمل السفر الإداري استخدام سيارة مملوكة للكلية أو خاصة أو مستأجرة أو شركة نقل عامة أو سيارة أجرة أو خدمة سيارات.
أ. مركبات الكلية
لا يجوز استخدام مركبات الكلية إلا للسفر المتعلق بالكلية وليس للاستخدام الشخصي ما لم يوافق عليها مجلس الأمناء تحديدًا. يجب أن يلتزم المشغلون بجميع قوانين ولوائح المركبات المعمول بها ، وأن يكون لديهم رخصة قيادة سارية ، وأن يكونوا مسؤولين بشكل شخصي عن الغرامات عن جميع مخالفات المركبات وانتهاكات الحركة التي تحدث أثناء أو نتيجة لاستخدامهم لمركبة الكلية.
ترتيبات حجز واستلام مركبات الكلية يجب أن تتم مع مرافق الكلية أو مكتب الأمن. يحتفظ مكتب الأمن بقائمة بالسائقين المعتمدين لمركبات الكلية. يتم سداد المصاريف غير العادية (على سبيل المثال ، إصلاح الإطارات ، وإصلاح أجزاء المركبات) أثناء استخدام مركبة College شريطة تقديم تفسير مكتوب وافٍ والإيصالات والموافقة عليها.
ب- المركبات المملوكة ملكية خاصة
سيتم تعويض الموظفين الذين يستخدمون سيارات مملوكة للقطاع الخاص في الأعمال الرسمية عن الأميال التي تقطعها بالسعر المحدد من قبل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS). سيتم سداد مصاريف رسوم المرور ورسوم وقوف السيارات بالتكلفة المتكبدة.
ج- تأجير المركبات
قد تتطلب بعض الظروف غير العادية ، مثل عدم توفر وسائل النقل العام أو عدم جدوى وسائل السفر الأخرى ، استئجار سيارة. في مثل هذه الحالات ، بغض النظر عن التكلفة ، يجب على الموظف تقديم تبرير مكتوب لاستخدام سيارة مستأجرة في نموذج طلب السفر قبل تاريخ السفر. يجب أن يشير التبرير إلى الحاجة إلى الإيجار ، وأن يوضح أسباب عدم توفر وسائل النقل الأخرى أو عدم جدواها للاستخدام ، مع تضمين التكلفة الإجمالية المقدرة. الموافقة ، في حالة منحها ، ستقتصر على استئجار سيارة اقتصادية أو متوسطة الحجم. يجب ألا تكون تكلفة استئجار السيارات أكبر من أسعار السوق السائدة ويجب إرفاق النسخ الأصلية من قراءات عداد المسافات لاتفاقية الإيجار في نقطة المنشأ ونقطة العودة وإثبات الدفع بقسيمة السفر من أجل هذه النفقات على أن تسدد.
D. شركات النقل العامة
يجب أن يكون السفر من الوجهة وإليها هو المسار الأكثر مباشرة واقتصادية. يعتمد السداد على التكلفة الفعلية للسفر من قبل شركة النقل العامة (على سبيل المثال ، السكك الحديدية والحافلة والطائرة). الإيصالات الأصلية مطلوبة للسفر بالسكك الحديدية والطائرة. سيتم استخدام الحافلة أو الدرجة الاقتصادية للسفر بالطائرة والقطارات.
E. سيارات الأجرة وخدمة سيارات المطار
يُسمح بدفع رسوم سيارات الأجرة الضرورية ، ولكن فقط في حالة عدم توفر وسائل النقل العام بسهولة أو كونها عملية أو في حالة الطوارئ. يمكن استخدام خدمات السيارات المجدولة بانتظام من / إلى منزل الموظف والمطار ، ومن / إلى المطار ووجهة الرحلة عندما تكون وسائل النقل العام غير متاحة أو عملية ، وفقط إذا كانت خدمة السيارة أقل تكلفة من سيارة الأجرة.
السادس. المؤتمرات ، المؤتمرات ، تدريب الموظفين ، ورش العمل
تعريف: يُعرَّف السفر في المؤتمرات والسفر في المؤتمرات على أنه السفر غير المرتبط مباشرة بواجبات ومسؤوليات الموظف ولكن يتم القيام به من أجل:
يتطلب السفر خارج الولايات المتحدة ، بغض النظر عن التكلفة ، موافقة العميد ونائب رئيس القسم ورئيس الكلية.
ب- المصروفات: بالنسبة للاتفاقيات والمؤتمرات وتدريب الموظفين وورش العمل والحلقات الدراسية التدريبية وللرحلات التي تزيد عن 24 ساعة والتي تتطلب إقامة ليلية (بما في ذلك المواقف التي يتضمن فيها ترتيب الحزمة الإقامة والوجبات كجزء لا يتجزأ من الأنشطة المجدولة) ، المسموح به ( GSA) بدلات السداد اليومية (لكل عقد نقابي) تقتصر على النفقات الفعلية المعقولة.
الرحلات اليومية: لا يتم تعويض وجبات الرحلات التي تستغرق يومًا واحدًا والتي لا تتضمن إقامة ليلية إلا في ظل الظروف التي قد يكون فيها السفر إلى مناطق تتجاوز فيها تكاليف الطعام تلك الموجودة في الكلية أو بالقرب منها ، أو حيث تتجاوز مدة الرحلة اليومية يوم عمل نموذجي.
د- تكاليف السكن: يتم سداد المصروفات بالكامل مقابل الإقامة والوجبات التي تعد جزءًا لا يتجزأ من الأنشطة المجدولة لمؤتمر ، أو مؤتمر ، أو تدريب الموظفين ، إلخ. عندما لا يكون السكن جزءًا لا يتجزأ من الحدث ، يحق للموظفين استرداد تكاليف غرفة قياسية واحدة في فندق درجة الأعمال.
رسوم التسجيل: رسوم التسجيل للمؤتمرات أو ورش العمل قابلة للاسترداد. يجب تقديم الإيصالات الأصلية المدفوعة لرسوم التسجيل.
و. النفقات المستبعدة
سابعا. الموظفون المحتملون والمتحدثون الضيوف
يجب الموافقة على نفقات سفر الموظفين المحتملين والمتحدثين الضيوف وتسديدها وفقًا لنفس الشروط والقيود ومتطلبات الموظفين الذين يسافرون في أعمال الكلية على النحو المنصوص عليه في هذا الإجراء ؛ ومع ذلك ، فإن سداد تكاليف السفر للموظفين المحتملين والمتحدثين الضيوف هو تقديري.
لن يتم السماح بسداد نفقات النقل دون موافقة مجلس الأمناء.
يقع على عاتق العميد أو رئيس القسم أو رئيس لجنة البحث مسؤولية إبلاغ الفرد بالسياسات والإجراءات التي تحكم السفر، وخاصة فيما يتعلق بالنفقات المغطاة والمستثناة، وكيفية الحصول على تعويض عن تكاليف السفر. بالنسبة للنفقات المسموح بها، يكون الإجراء على النحو التالي:
ثامنا. سداد مصاريف السفر
يجب إكمال إيصال سداد تكاليف السفر (الملحق ب) وتقديمه في غضون أسبوعين (2) بعد الانتهاء من المؤتمر أو الرحلة. يجب تقديم قسائم نفقات السفر المعتمدة إلى قسم الحسابات الدائنة في مكتب الأعمال جنبًا إلى جنب مع جميع الإيصالات الأصلية والوثائق الداعمة (شهادة / ورقة تسجيل الدخول) لجميع النفقات المطلوبة للسداد.
وافق عليها مجلس الوزراء: يوليو 2021
سياسة مجلس الإدارة ذات الصلة: المحاسبة ، سداد تكاليف السفر
العودة إلى Policies and Procedures