PURPOSE
الغرض من هذه السياسة المتعلقة بالهندسة والعمليات هو ضمان الإشراف الفعال والكفء على المرافق الحالية، وتعظيم الاستثمار والمبادرة في تخطيط البنية التحتية الجديدة للمرافق في الحرم الجامعي، وتوفير بيئة آمنة لمجتمع الكلية.
سياسة
المرافق هي أحد الأصول الهامة للكلية. تلتزم الكلية ومجلس أمنائها ("المجلس") بتوفير بيئات نظيفة وآمنة وجيدة الصيانة تعزز التعليم والتوظيف وتدعم الأنشطة اليومية في حياة الكلية.
يفوض مجلس الإدارة للرئيس مسؤولية تطوير إجراءات الهندسة والعمليات. سيكون مكتب الهندسة والعمليات مسؤولاً عن تنفيذ السياسة.
المعتمد: أغسطس 2022
باعتماد: مجلس الأمناء
الفئة: الهندسة والعمليات
الموعد المقرر للمراجعة: أغسطس 2024
المكتب (المكاتب) المسؤولة: المالية
الإجراءات
إجراءات عمليات الصيانة والإصلاح والتعديلات
I. مقدمة
الغرض من هذا الإجراء هو تحديد المبادئ التوجيهية الأساسية للمسؤوليات المؤسسية والإدارية المتعلقة بصيانة مرافق الكلية وإصلاحها والتعديلات. لضمان الالتزام بمعايير HCCC والمتطلبات التنظيمية للصحة والسلامة ، توظف الكلية موظفين مهنيين في الهندسة والعمليات مكرسين للتخطيط الفعال والبناء والتشغيل لجميع مرافق الحرم الجامعي.
ما لم يُصرح بخلاف ذلك في هذا الإجراء ، فإن المرافق التي تعمل في كل من حرم Jersey City و Union City يديرها مكتب الهندسة والعمليات. يجب على الأفراد الذين يرغبون في أداء أعمال المرافق استشارة الموظفين المناسبين في تلك المواقع. يجب أن يتوافق أي عمل مرفق مرخص به من قبل مسؤولي المباني مع القوانين المحلية ومعايير HCCC.
يجب إجراء جميع أعمال المرافق وفقًا للباب الثاني ومعايير التصميم / ADA التي يسهل الوصول إليها. لغرض هذا الإجراء ، يتم تعريف "عمل المرافق" على أنه أي عمل يقوم بتعديل مباني أو أراضي الحرم الجامعي ، مثل استبدال أو نقل أو إزالة أو طلاء الأبواب أو الجدران أو النوافذ أو الأرفف أو الأرضيات ؛ تغيير أو اختراق الممرات أو الأسقف ؛ إضافة أو تقسيم المساحة الموجودة ؛ والعمل على أي نظام مرافق بناء ، من بين أمور أخرى.
ثانيًا. المسؤوليات المؤسسية
تقدم الكلية خدمات المرافق الأساسية ، مثل خدمات الحراسة والتخلص من النفايات وإعادة التدوير وصيانة المباني وإصلاحها ، من خلال مكتب الهندسة والعمليات (OEO). تمتلك الكلية أيضًا تمويلًا للإصلاحات والتحسينات الطفيفة ، والتي تغطي تجديد المباني الأساسية ومشاريع السلامة.
- مكتب الهندسة والعمليات
- تتمثل المهمة الأساسية لـ OEO في إجراء خدمات الصيانة والإصلاح والتعديلات الطفيفة الضرورية لجعل حرم الكلية عاملاً وآمنًا وامتثالًا للمتطلبات القانونية المنصوص عليها في القانون أو الكود ومعايير HCCC.
- طلبات الهندسة والعمليات والانتهاء منها
- يجب تقديم طلبات الحصول على خدمات OEO من خلال استكمال طلب / طلب العمل عبر الإنترنت. عند استلام طلب ، سيقوم OEO بتعيين رقم أمر عمل وجدولة العمل وفقًا لذلك.
- سيقوم OEO بجدولة أوامر العمل للوفاء بمتطلبات تاريخ ووقت الانتهاء المحددين وسيقوم بإخطار الإدارات إذا كان لا يمكن تنفيذ الخدمات على النحو المطلوب. إذا لم يتم تحديد تاريخ الإكمال ، فستتم جدولة أوامر العمل بالترتيب المستلم.
- يجب إرسال الاستفسارات حول أوامر العمل قيد المعالجة عبر الهاتف إلى OEO على الرقم الداخلي 4048 أو عبر البريد الإلكتروني على العنوان كلية مجتمع مدينة غاكوستا الحرة. سيكون رقم أمر العمل مطلوبًا للرد على أي استفسار.
- إذا تقرر تحميل الطلب على حسابات أخرى غير الميزانية التشغيلية لمكتب تكافؤ الفرص ، فسيتم إخطار جهة اتصال القسم كتابيًا وتزويدها برقم أمر العمل واقتراح تقدير التكلفة للخدمات. التقديرات غير ملزمة وتهدف إلى المساعدة في تحديد ما إذا كان يجب تفويض OEO لمتابعة العمل. إذا رغب القسم الطالب في تنفيذ أمر العمل ، فيجب عليه الرد على مكتب تكافؤ فرص العمل كتابةً والمضي قدمًا في عملية الشراء المعمول بها. عند تنفيذ الخدمة ، سيقوم مكتب تكافؤ فرص العمل بمعالجة فاتورة مقابل أمر الشراء الصادر.
- التخطيط والتصميم والبناء
- تسهل OEO أفضل الممارسات في تطوير المشاريع وإدارتها وتشييدها للكلية وتوفر إرشادات شاملة تتعلق بالبيئة المبنية للمؤسسة. ويشمل ذلك التخطيط الرئيسي لـ HCCC والبرمجة وتطوير التصميم وجهود البناء وأفضل ممارسات التصميم. قبل البدء في طلب المشروع، يجب على الأفراد التشاور مع مسؤول القسم المناسب لتحديد سياسات وإجراءات القسم المحددة لطلب أعمال المرافق.
ثالثا. مسؤوليات الوحدة المتعلقة باستخدام المباني
العمداء والمديرون ورؤساء الوحدات مسؤولون عن ضمان استخدام المساحات للأغراض المخصصة لها واستخدامها بطرق تعزز سلامة جميع من يستخدمون المرافق أو يزورونها. يتحمل جميع أعضاء مجتمع الكلية مسؤولية التعامل مع مرافق الحرم الجامعي بعناية ؛ لتجنب أي أعمال تخلق ظروفًا خطرة أو خطرة أو غير آمنة أو غير صحية ؛ والإبلاغ عن أي ظروف قد يلاحظونها. تعتمد الكلية على طاقم العمل والمشرفين لإعلام وتثقيف الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والزوار بالمرافق حول استخدامها. تشمل مسؤوليات القسم ما يلي:
- السماح بالوصول إلى الفضاء في المناطق المحظورة أو المؤمنة وبعد ساعات ؛
- تحديد مسؤوليات الوحدة للتخزين الآمن للمواد الخطرة ومناولتها والتخلص منها ؛ و
- اتباع جميع سياسات وإجراءات HCCC فيما يتعلق بتعديلات المرافق والصيانة والإصلاح.
رابعا. موظفي الصيانة الإدارات
- يجب أن يكون للمكاتب ، وهي وحدات الاكتفاء الذاتي في المقام الأول (مثل FLIK ، Bookstore ، إلخ) التي لديها ، أو تنوي ، موظفين معينين خصيصًا لصيانة الأقسام ومهام التغيير الصغيرة ، مذكرة تفاهم مع OEO. يجب مراجعة هذه الاتفاقيات بشكل دوري للتأكد من أن العمل الذي أنجزته هذه الوحدات لا يتجاوز ما يمكن القيام به بأمان وبما يتوافق مع اللوائح التنظيمية المعمول بها. لا تلغي هذه الاتفاقيات مسؤولية الإدارة في الامتثال لمعايير HCCC ؛ اللوائح البيئية والسلامة والصحة ؛ وعمليات السماح.
V. تخصيص مساحة المكاتب
- الغرض من الإجراء والمبادئ التوجيهية لتخصيص المساحات المكتبية هو ضمان عملية شفافة وعادلة لتخصيص المساحات المكتبية وتوفير الأولويات لتخصيص المكاتب. المساحة هي مورد جامعي محدود ؛ وبالتالي ، يجب أن تدار بمسؤولية وبطريقة تعزز النهوض برسالة الكلية وأولوياتها الإستراتيجية. يجب الحفاظ على المرونة لمعالجة التغييرات في الوظيفة والمناهج والبرامج والتقنيات. وبناءً على ذلك ، تم وضع إطار شامل لتخصيص المساحات وإدارتها ، بما في ذلك الحيز المكتبي ، لتحقيق أفضل استخدام والاستجابة للاحتياجات الحالية والناشئة. تلتزم الكلية بعملية عادلة وشفافة لجميع تخصيصات المساحات المكتبية. يتولى مكتب الهندسة والعمليات إدارة تخصيص المساحات المكتبية. سيتم تنسيق الطلبات مع المستخدمين المحتملين من قبل المدير التنفيذي للهندسة والعمليات ويوافق عليها عضو مجلس الوزراء المقابل. تنقلات المكتب داخل القسم أو الوحدة لا تتطلب موافقة إضافية.
- التوجيهات
- ترتكز مهام المساحة على رسالة الكلية والقيم الأساسية والتوجهات الإستراتيجية.
- سيتم تزويد جميع أعضاء هيئة التدريس والموظفين بمساحة مكتبية أو مساحة عمل مناسبة لنوع العمل الذي يؤدونه. عندما يكون ذلك ممكنًا ، يجب أن يتمتع أعضاء هيئة التدريس والموظفون الذين يتفاعلون بانتظام مع الطلاب بإمكانية الوصول إلى مساحة خاصة للقاء الطلاب.
- المساحات المكتبية هي ممتلكات الكلية التي سيتم تخصيصها لوحدة أو قسم معين ، كما هو متاح ، بطريقة تحقق أفضل أولويات الكلية. لا توجد وحدة أو قسم "يمتلك" المساحة التي تم تخصيصها لها. القرارات النهائية المتعلقة بتخصيص مساحة مكتبية داخل قسم معين تقع على عاتق نائب رئيس القسم المقابل أو العميد. في الحالات التي يتم فيها تقاسم المساحات المكتبية بين الوحدات أو الأقسام المختلفة ، يجب على نواب الرئيس والعمداء الذين يمثلون تلك الوحدات أو الأقسام تحديد كيفية استخدام المساحة بشكل متبادل. يجب على كل وحدة أو قسم إدارة احتياجاته من المساحات المكتبية ضمن المساحة التي تم تخصيصها للوحدة أو القسم في أي وقت.
- يجب نشر المساحات المكتبية ، مثل جميع موارد مساحة الكلية ، بأكثر الطرق كفاءة وفعالية ممكنة لخدمة الأهداف البرنامجية والاستراتيجية على أفضل وجه.
- يتم تشجيع ترتيبات المكاتب المشتركة والمكاتب المفتوحة كلما أمكن ذلك لاستخدام المساحة المحدودة للحرم الجامعي بكفاءة.
- يمكن إعادة تخصيص مساحة المكتب التي تم تخصيصها لوحدة أو قسم إلى وحدة أخرى استجابة لاحتياجات الكلية وأولوياتها.
- مساحة المكتب التي تم إخلاؤها بسبب الانخفاض الكبير في حجم البرنامج ، أو تقليل القوى العاملة ، أو إلغاء البرنامج يعود إلى مجمع مساحة الكلية.
- مساحة المكتب التي تم إخلاؤها بسبب نقل الوحدة إلى مبنى أو طابق أو جناح آخر تعود إلى مجمع مساحة الكلية.
- عندما يتم إعادة تخصيص المساحة ، سيتم إخطار جميع الأطراف المتأثرة واستشارتها مسبقًا.
- أولويات تخصيص المساحات المكتبية
- أعضاء هيئة التدريس والمحاضرون وموظفو الوحدة المتفرغون الدائمون ، ومسارهم الدائم ، وموظفو الوحدة بدوام كامل الذين يحتاجون إلى مستوى عالٍ من الخصوصية للعمل في الأمور السرية أو الاجتماع مع الطلاب والموظفين وغيرهم ؛ الرتبة / الأقدمية ستؤخذ في الاعتبار.
- قد تكون المكاتب خاصة أو مشتركة أو مفتوحة أو مقسمة إلى مقصورات حسب الاقتضاء والمتاحة. يجب توفير مساحة خاصة لمقابلة الطلاب لأولئك الذين لم يتم تخصيص مكاتب خاصة لهم.
- يجب أن يوضح كل قسم أو وحدة أحجام وأنواع المكاتب الموصى بها لاحتياجاتهم الفردية. بالنسبة للمكاتب الحالية ، ستختلف الأنواع والأحجام بالضرورة عن هذه التوصيات بسبب تكوينات المبنى الحالية وتوافر المساحات المناسبة.
- سيتم تخصيص المكاتب بناءً على الضرورة والتوافر والملاءمة للاستخدام المقصود.
- لا يُسمح بتعيين مكاتب متعددة لأعضاء هيئة التدريس والموظفين ما لم تكن هناك حاجة واضحة. في ظل هذه الظروف ، قد يتم تعيين مكتب ثانوي لعضو هيئة التدريس أو الموظف (من الناحية المثالية في ترتيب مشترك) ، بشرط ألا يكون موجودًا في نفس المبنى / الحرم الجامعي مثل المكتب الرئيسي. سيتم اتخاذ جميع القرارات المتعلقة بمكاتب متعددة على أساس كل حالة على حدة وتتطلب موافقة نائب الرئيس / العميد المناسب بالتشاور مع مجلس الوزراء.
- يجب تخصيص مساحة مكتبية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بدوام جزئي في ترتيب مكتب مشترك كلما أمكن ذلك.
- يجب أن تضمن كل وحدة أن جميع المكاتب مشغولة. عندما تُترك المكاتب شاغرة لفترات طويلة من الوقت ، على سبيل المثال أثناء الإجازات أو الإجازات الأخرى ، يجب أن تستخدم الوحدات هذه المساحات لتخفيف احتياجات المساحات الملحة. إذا ظلت مساحة المكتب غير مستغلة بشكل كافٍ لمدة تزيد عن عام واحد ، فقد يُطلب من الوحدة أو القسم تقديم مبرر للحفاظ على استخدام المساحة.
- يمكن تزويد أعضاء هيئة التدريس والموظفين الفخريين / المتقاعدين بمكاتب مشتركة إذا توفرت مساحة داخل الوحدة واستمروا في المشاركة في أنشطة الوحدة. تهدف هذه المكاتب المشتركة إلى السماح للفرد بالحفاظ على الاتصال مع وحدته وانضباطه وزملائه ومجتمع الكلية الأكبر.
- عندما يكون ذلك ممكنًا وترغب الوحدات في توحيد تخصيصات المساحة الخاصة بهم لأسباب تتعلق بالتفاعل الأكاديمي والكفاءة الإدارية ، سيتم توفير مساحات متجاورة.
- ينبغي إجراء تقييم دوري لتخصيص المساحات المكتبية من قبل الوحدة أو رئيس القسم لضمان استخدام جميع مساحات المكاتب لتحقيق أقصى قدر من الوظائف والكفاءة.
- سيحتفظ مكتب الهندسة والعمليات بتقارير الجرد الرسمية للأماكن التي تسجل جميع مخصصات الحيز المكتبي.
- لدعم سجل دقيق وكامل لتخصيص المساحات ، ستقوم الوحدات أو الأقسام بالتحقق من المرافق على أساس سنوي / دوري من تخصيصات المساحات المكتبية وأسماء الموظفين المعينين لشغل غرف معينة.
- سيطلب مجلس الوزراء بشكل دوري من إدارة المرافق تقييم وتحليل مدى كفاية تخصيص المساحات المكتبية للوحدة بناءً على معايير مثل عدد وأنواع الموظفين والموقع والتخطيط الوظيفي والتغييرات في الاحتياجات البرنامجية.
- لا يجوز تخصيص مساحة مكتبية لمنظمات خارج الحرم الجامعي دون موافقة مسبقة من رئيس القسم المناسب بالتعاون مع مجلس الوزراء.
- معايير تغييرات وتخصيصات المساحات المكتبية
- المعايير الأساسية: تعتبر المعايير التالية هي المعايير الأساسية لمقدمي الطلبات من حيث الأهمية لتخصيص المساحة الجديدة أو التغييرات في تخصيص المساحة:
- السلامة
- الإقامة الطبية أو ADA
- تعيين جديد
- احتياجات الوظيفة الوظيفية
- الكفاءة التشغيلية من حيث صلتها بالخطة الإستراتيجية الأكاديمية الرئيسية للكلية و / أو مهمة القسم أو القسم أو إعادة الهيكلة
- المعايير الثانوية: تعتبر ما يلي معايير ثانوية لمقدمي الطلب لتخصيص مساحة جديدة أو تغييرات في تخصيص المساحة.
- الحالة الوظيفية
- التوظيف
- استبقاء
- مدة الخدمة
- شؤون العاملين
- إذا تقرر أن طلب تخصيص مساحة لا يفي بالمعايير المطلوبة ، فسيتم رفضه. إذا تم رفض طلب ما ، فيمكن استئنافه أمام عضو مجلس الوزراء المقابل. يجب تقديم الاستئناف كتابيًا ، مع تحديد بالتفصيل كيف يفي الطلب بجميع متطلبات الموافقة ولماذا يجب الموافقة على الطلب. سيتشاور عضو مجلس الوزراء المقابل مع الأطراف ذات الصلة ويمكنه إلغاء الطلب المرفوض أو الاحتفاظ بالرفض. يمكن مناقشة هذا القرار مع مجلس الوزراء ككل قبل اتخاذ قرار. قرار عضو مجلس الوزراء نهائي.
وافق عليها: مجلس الوزراء
سياسة مجلس الإدارة ذات الصلة: سياسة الهندسة والعمليات
العودة إلى Policies and Procedures