الغرض من سياسة المشتريات هذه هو تحديد الإجراءات التي يجب اتباعها حتى يتوافق شراء السلع والخدمات مع القوانين المعمول بها.
يخضع شراء السلع والخدمات لقوانين مختلفة. تلتزم الكلية ومجلس أمنائها ("المجلس") بالامتثال لجميع القوانين لشراء السلع والخدمات المطلوبة بكفاءة وفعالية. تنص سياسة كلية مجتمع مقاطعة هدسون على شراء جميع السلع والخدمات وفقًا للقوانين المعمول بها، بما في ذلك قانون عقود كلية مقاطعة نيوجيرسي، NJSA 18A:64A-25.1، وما يليه.
يفوض مجلس الإدارة للرئيس مسؤولية تطوير الإجراءات ونظام الضوابط الداخلية للشراء. سيكون المكتب المالي مسؤولاً عن تنفيذ السياسة.
وافق: ٢٨
باعتماد: مجلس الأمناء
التصنيف: شراء
الفئة الفرعية: المشتريات
مجدول للمراجعة: يونيو 2024
المكتب (المكاتب) المسؤولة: المالية
اجتماع اللجنة التنفيذية لمجلس تنسيق الكابلات (HCCC) - أغسطس 2022
I. مقدمة
الغرض من إجراءات الشراء هو تحديد المبادئ التوجيهية الأساسية لجميع عمليات شراء السلع والخدمات التي تتوافق مع القوانين المعمول بها.
ملخص إجراءات المشتريات للسلع والخدمات |
|||||||
الموافقة المطلوبة |
مبلغ الشراء / نوع الشراء |
عملية الشراء |
ملاحظة |
||||
رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، لطلب الشراء |
|
أقل من 20٪ من حد العطاء للكلية اعتبارًا من يوليو 2023، يبلغ الحد الأقصى لتقديم العطاءات في County College 41,600 دولارًا أمريكيًا. |
|
وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجوز منح جوائز المشتريات أو العقود أو الاتفاقيات المقدرة بأقل من عشرين بالمائة (20٪) من عتبة العطاء الحالية للكلية (8,320،1 دولارًا اعتبارًا من 2023 يوليو XNUMX) بناءً على طلب واحد اقتباس أو اقتراح. |
|
شهادة تسجيل الأعمال مطلوبة من البائعين عندما يتجاوز الشراء 15% من الحد الأدنى لعرض أسعار الكلية (6,240 دولارًا أمريكيًا اعتبارًا من 1 يوليو 2023) ويتم تنفيذ الخدمات في نيوجيرسي. NJSA 52: 32-44 وما يليها. |
|
رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، لطلب الشراء |
|
بين 20٪ من حد العطاء للكلية و 17,499،XNUMX دولارًا |
|
وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجب طلب ما لا يقل عن اثنين (2) من الاقتباسات ، كلما كان ذلك ممكنًا ، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أدنى عرض أسعار يتم استلامه ويكون أكثر فائدة للكلية والسعر والعوامل الأخرى التي يتم أخذها في الاعتبار. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض أسعار ، فسيتم وضع بيان يوضح أسباب ذلك في ملف مع عملية الشراء هذه. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار إذا كان ذلك ممكنًا. |
|
عندما تكون هناك حاجة لعروض أسعار متعددة ، يكون المكتب / الوحدة الفردية مسؤولاً عن طلب عروض الأسعار المتعددة. ستعمل إدارة المشتريات مع المكتب / الوحدة للمساعدة في العثور على البائعين البديلين المحتملين عند الضرورة.
تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها وطنياً والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).
انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية.
العوامل التي يمكن أخذها في الاعتبار إذا كان منح عروض الأسعار غير الأدنى تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر:
|
|
رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء |
|
بين 17,500 دولار وعتبة الكلية - عملية عادلة ومفتوحة |
|
بدلاً من التماس عروض أسعار متعددة وفقًا لمعيار NJSA 18A:64A-25.19، يجوز للكلية استخدام عملية عادلة ومفتوحة لعمليات الشراء التي تتراوح قيمتها بين 17,500 دولار أمريكي والحد الأقصى لعطاءات الكلية. يتضمن ذلك نشر طلب تقديم العروض (RFP) على موقع الكلية الإلكتروني لمدة لا تقل عن عشرة (10) أيام. يمكن منح العقد بناءً على أقل العروض استجابةً ومسؤوليةً والتي تكون أكثر فائدة للكلية، مع مراعاة السعر وعوامل أخرى. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض، فيجب وضع بيان يوضح أسباب ذلك في الملف مع عملية الشراء هذه. |
|
شهادة الإفصاح عن كيانات الأعمال (BEDC) غير مطلوبة عند استخدام عملية عادلة ومفتوحة عن طريق نشر طلب تقديم العروض على موقع الكلية.
تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها وطنياً والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).
انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية. |
|
رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء |
|
بين 17,500 دولار أمريكي وعتبة عرض أسعار الكلية - عملية غير عادلة ومفتوحة |
|
وفقًا لمعيار NJSA 18A:64A-25.19، يجب طلب عرضين (2) على الأقل، كلما كان ذلك ممكنًا، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أقل عرض أسعار مسؤول تم استلامه والذي يكون أكثر فائدة للكلية، مع مراعاة السعر وعوامل أخرى. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل الأسعار، فيجب وضع بيان يوضح أسباب ذلك في الملف مع عملية الشراء هذه. وفقًا لممارسة الكلية، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما أمكن ذلك عمليًا. |
|
يلزم الحصول على شهادة الإفصاح عن الكيان التجاري (BEDC) لمنح العقد للبائعين عند اتباع عملية غير عادلة ومفتوحة. سيقوم كل من أنظمة إدارة العقود الخاصة بـCollegue وBonfire بتخزين جميع مراكز تطوير الأعمال (BEDC).
مطلوب قرار مجلس الأمناء بشأن منح العقود لجميع المشتريات التي تقل عن حد العطاء الخاص بالكلية ما لم يكن هناك قرار من مجلس الأمناء بالموافقة على سلطة وكيل المقاولات لمنح العقود حتى مبلغ حد العطاء. تم تفويض مدير العقود والمشتريات بمنح العقود عند الحد الأدنى لتقديم العطاءات (41,600 دولار أمريكي اعتبارًا من 1 يوليو 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (انظر المزيد من التوضيح أدناه).
الإعفاءات لمتطلبات التماس عروض أسعار متعددة هي نفسها المذكورة أعلاه. |
|
مجلس الأمناء ومدير العقود والمشتريات لطلبات الشراء |
|
مشتريات أقل من حد العطاء للكلية - قرار يخوّل مدير العقود والمشتريات منح العقود تحت حد العطاء |
|
وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.3 ، يجوز إجراء عمليات الشراء أو العقود أو الاتفاقيات الخاصة بأداء أي عمل أو تأثيث أو استئجار المواد أو الإمدادات ، والتي لا تتجاوز تكلفتها أو سعرها حد العطاء الخاص بالكلية ، والتفاوض بشأنها و الممنوحة من قبل وكيل متعاقد ، عندما يكون مصرحًا بذلك بقرار من مجلس الأمناء ، دون الإعلان العام عن العطاءات والعطاءات لذلك. يجب أن يتبع مدير العقود والمشتريات إجراءات قانون عقود كلية مقاطعة عند منح العقود. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما كان ذلك ممكنًا. |
|
مطلوب عروض أسعار متعددة ما لم يكن هناك استثناء. الإعفاءات الخاصة بطلب عروض الأسعار هي نفسها المذكورة أعلاه. |
|
رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء |
|
المشتريات التي تساوي أو تزيد عن حد العطاء |
|
يجب الإعلان عن العناصر التي تزيد قيمتها عن حد العطاء الخاص بالكلية بشكل عام وتقديم العطاءات ما لم يتم إعفاؤها بموجب 18A:64A-25.5 أو أي قانون آخر، ويجب أن تكون متوافقة مع سياسة اللعب للتشغيل 6.4. سيقوم مدير العقود والمشتريات بإعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض، حسب الاقتضاء، مع مدير الإدارة و/أو المدير المالي أو من ينوب عنه. لا تزال المشتريات المعفاة من العطاءات (باستثناء الخدمات المهنية) تتطلب التماس عروض أسعار متعددة وفقًا لـ NJSA 18A:64A-25.5. انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية. |
|
توجد قائمة استثناءات العطاءات العامة في NJSA 18A: 64A-25.5 وتشمل ما يلي:
تشمل الاستثناءات الإضافية للعطاءات العامة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لـ قانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها على الصعيد الوطني والمقبولة (NJSA 18A: 64A-25.11a (ب)).
ينبغي النظر في عملية عادلة ومفتوحة لمشتريات معفاة من العطاء لتجنب الحاجة إلى الحصول على شهادة إفصاح عن كيانات الأعمال.
الأطراف الثالثة التي تكتب أو تساعد في إعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض غير مؤهلة لتقديم عطاء أو تقديم عرض لنفس العقد.
يتم منح العقد من الجمهور الذي يتطلب إعلانًا عامًا عن العطاءات من قبل مجلس الأمناء إلى صاحب العطاء الأقل مسؤولية. NJSA 18A: 64A-25.19. |
|
|
|
PROFESSIONAL SERVICES |
|
وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.5 (a) (1) ، تُعفى العقود التي يتكون موضوعها من خدمات مهنية من العطاءات العامة. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، لا يلزم تقديم عروض أسعار متعددة لعقود الخدمة الاحترافية. |
|
لا يلزم وجود BEDC في حالة استخدام عملية عادلة ومنفتحة للحصول على عقد خدمة احترافي. تُعرَّف الخدمات المهنية بأنها "الخدمات المقدمة أو المؤداة من قبل شخص مخول بموجب القانون لممارسة مهنة معترف بها والتي ينظم القانون ممارستها ويتطلب أداء الخدمات معرفة من نوع متقدم في مجال التعلم المكتسب بواسطة نظام رسمي مطول مقرر تعليمي ودراسة متخصص متميز عن التوجيه الأكاديمي العام أو التلمذة المهنية والتدريب. الخدمات المهنية تعني أيضًا الخدمات المقدمة في أداء عمل أصلي ومبدع في مجال معترف به من المساعي الفنية ". |
|
|
|
مشتريات الطوارئ |
|
وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.6 ، يمكن إجراء أي عملية شراء أو التفاوض بشأنها أو منحها من قبل الكلية بدون إعلانات عامة للعطاءات ، عندما تتطلب حالة طارئة تؤثر على صحة أو سلامة أو رفاهية شاغلي ممتلكات الكلية التسليم الفوري للمواد أو اللوازم أو أداء العمل. |
|
يجب تقديم طلب مكتوب للشراء ، من قبل الموظف المسؤول عن المبنى أو المرفق أو المعدات حيث حدثت حالة الطوارئ ، إلى مدير العقود والمشتريات ، يصف طبيعة حالة الطوارئ ، ووقت حدوثها ، و بحاجة إلى استدعاء استثناء الشراء في حالات الطوارئ. يحق للرئيس ومدير العقود والمشتريات منح عقد الشراء إذا اقتنع المدير بوجود حالة الطوارئ. عند تقديم العمل أو المواد أو الإمدادات، يحق للمقاول الحصول على أجرها وتكون الكلية ملزمة بالدفع. عروض الأسعار المتعددة غير مطلوبة لعمليات الشراء الطارئة. |
|
الرئيس والمدير المالي و / أو مدير العقود والمشتريات لطلب الشراء |
|
|
|
يجب إرسال جميع العقود إلى مدير العقود والمشتريات لمراجعتها بالتعاون مع المستشار القانوني للكلية. يتم بعد ذلك مراجعة العقود من قبل المدير المالي وإرسالها إلى الرئيس أو من ينوب عنه للتوقيع. |
|
لا يحق لرؤساء الأقسام تنفيذ العقود. يجوز لمدير العقود والمشتريات تنفيذ العقود التي تخضع لسلطة المدير الصادرة عن مجلس الأمناء (عقود تحت عتبة العطاء). |
|
نائب رئيس القسم ، وكبير الموظفين الماليين ، وكبير موظفي المعلومات ، و / أو مدير العقود والمشتريات ، لطلبات الشراء |
|
يجب تقديم جميع أجهزة الكمبيوتر (الأجهزة والبرامج) للموافقة عليها إلى قسم تكنولوجيا المعلومات. |
|
يرجى استخدام نموذج تبرير المعدات. سيعمل كبير مسؤولي المعلومات مع مدير العقود والمشتريات للحصول على جميع طلبات معدات أنظمة النقل الذكية للكلية. يجب إكمال نموذج تبرير المعدات والموافقة عليه من قبل جميع الأطراف. بعد الموافقة على نموذج التبرير ، تحتاج الإدارة إلى إكمال طلب. سيتم إصدار أمر الشراء عند الموافقة على الطلب وإرساله إلى البائع. سيقوم قسم تكنولوجيا المعلومات باستلام المعدات وتكوينها وتركيبها. |
|
|
|
العودة إلى Policies and Procedures