إجراءات الشراء

 

الإجراءات

I. مقدمة

الغرض من إجراءات الشراء هو تحديد المبادئ التوجيهية الأساسية لجميع عمليات شراء السلع والخدمات التي تتوافق مع القوانين المعمول بها.

  1. مشتريات أقل من 20٪ من حد العطاء للكلية
    1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجوز منح جوائز المشتريات أو العقود أو الاتفاقيات المقدرة بأقل من عشرين بالمائة (20٪) من عتبة العطاء الحالية للكلية (8,320،1 دولارًا اعتبارًا من 2023 يوليو XNUMX) بناءً على طلب واحد اقتباس أو اقتراح.
    2. مطلوب شهادة تسجيل الأعمال من البائعين عندما يتجاوز الشراء 15% من حد عرض الكلية (6,240 دولارًا أمريكيًا اعتبارًا من 1 يوليو 2023) ويتم تنفيذ الخدمات في نيوجيرسي. NJSA 52: 32-44 وما يليها.
    3. مطلوب موافقة رئيس المكتب / الوحدة و / أو نائب رئيس القسم لطلب الشراء.
  2. بين 20٪ من حد العطاء للكلية و 17,499،XNUMX دولارًا
    1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجب طلب ما لا يقل عن اثنين (2) من الاقتباسات ، كلما كان ذلك ممكنًا ، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أدنى عرض أسعار يتم استلامه ويكون أكثر فائدة للكلية والسعر والعوامل الأخرى التي يتم أخذها في الاعتبار. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض أسعار ، فسيتم وضع بيان يوضح أسباب ذلك في ملف مع عملية الشراء هذه. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار إذا كان ذلك ممكنًا.
      1. عندما تكون هناك حاجة لعروض أسعار متعددة ، يكون المكتب / الوحدة الفردية مسؤولة عن طلب عروض الأسعار المتعددة. سيعمل مكتب المشتريات مع المكتب / الوحدة للمساعدة في العثور على البائعين البديلين المحتملين عند الضرورة.
    2. تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها على المستوى الوطني والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).
    3. العوامل التي يمكن أخذها في الاعتبار إذا كان منح عروض الأسعار غير الأدنى تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر:
      1. خبرة سابقة (بما في ذلك الخبرة السابقة مع HCCC)
      2. مراجع حسابات
      3. الموقع (طالما أن القرب المادي من البائع ضروري للشراء الفعال والاقتصادي أو أداء العقد)
    4. مطلوب موافقة رئيس المكتب / الوحدة و / أو نائب رئيس القسم لطلب الشراء.
  3. بين 17,500 دولار وعتبة الكلية - عملية عادلة ومفتوحة
    1. بدلاً من طلب عروض أسعار متعددة وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجوز للكلية استخدام عملية عادلة ومفتوحة للمشتريات بين 17,500،10 دولارًا أمريكيًا وعتبة عرض أسعار الكلية. يتضمن ذلك نشر طلب تقديم العروض (RFP) على موقع الكلية على الإنترنت لمدة لا تقل عن عشرة (XNUMX) أيام. قد يتم منح العقد بناءً على أقل عرض مستجيب مسؤول تم استلامه والذي يكون أكثر فائدة للكلية والسعر والعوامل الأخرى التي تم أخذها في الاعتبار. إذا لم يتم تقديم الجائزة إلى البائع الذي يقدم أقل عرض ، فسيتم وضع بيان يوضح أسباب ذلك في ملف مع عملية الشراء هذه.
    2. شهادة الإفصاح عن كيانات الأعمال (BEDC) غير مطلوبة عند استخدام عملية عادلة ومفتوحة عن طريق نشر طلب تقديم العروض على موقع الكلية.
    3. تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها على المستوى الوطني والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).
    4. مطلوب موافقة رئيس المكتب / الوحدة أو نائب رئيس القسم أو المدير المالي أو من ينوب عنه لطلب الشراء.
  4. بين 17,500 دولار أمريكي وعتبة عرض أسعار الكلية - عملية غير عادلة ومفتوحة
    1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجب طلب ما لا يقل عن اثنين (2) من الاقتباسات ، كلما كان ذلك ممكنًا ، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أدنى عرض أسعار يتم استلامه ويكون أكثر فائدة للكلية والسعر والعوامل الأخرى التي يتم أخذها في الاعتبار. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض أسعار ، فسيتم وضع بيان يوضح أسباب ذلك في ملف مع عملية الشراء هذه. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما كان ذلك ممكنًا.
    2. مطلوب شهادة الإفصاح عن الكيانات التجارية (BEDC) لمنح عقد للبائعين عند اتباع عملية غير عادلة ومفتوحة. سيقوم الزميل ونظام إدارة العقود Bonfire بتخزين جميع غرف نوم الأطفال.
    3. مطلوب قرار مجلس الأمناء بشأن منح العقود لجميع المشتريات التي تقل عن حد العطاء الخاص بالكلية ما لم يكن هناك قرار من مجلس الأمناء بالموافقة على سلطة وكيل المقاولات لمنح العقود حتى مبلغ حد العطاء. تم منح مدير العقود والمشتريات سلطة منح العقود عند حد العطاء (41,600 دولار أمريكي اعتبارًا من 1 يوليو 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (انظر المزيد من التوضيح أدناه).
    4. الإعفاءات لمتطلبات التماس عروض أسعار متعددة هي نفسها المذكورة أعلاه.
    5. مطلوب موافقة رئيس المكتب / الوحدة أو نائب رئيس القسم أو المدير المالي أو من ينوب عنه لطلب الشراء.
  5. مشتريات أقل من حد العطاء للكلية - قرار يخوّل مدير العقود والمشتريات منح العقود تحت حد العطاء
    1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.3 ، يجوز إجراء عمليات الشراء أو العقود أو الاتفاقيات الخاصة بأداء أي عمل أو تأثيث أو استئجار المواد أو الإمدادات ، والتي لا تتجاوز تكلفتها أو سعرها حد العطاء الخاص بالكلية ، والتفاوض بشأنها و الممنوحة من قبل وكيل متعاقد ، عندما يكون مصرحًا بذلك بقرار من مجلس الأمناء ، دون الإعلان العام عن العطاءات والعطاءات لذلك. يجب أن يتبع مدير العقود والمشتريات إجراءات قانون عقود كلية مقاطعة عند منح العقود. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما كان ذلك ممكنًا.
    2. يُطلب تقديم عروض أسعار متعددة ما لم يكن هناك استثناء. الإعفاءات لطلب عروض الأسعار هي نفسها المذكورة أعلاه.
    3. مطلوب موافقة مجلس الأمناء ومدير العقود والمشتريات لطلب الشراء.
  6. المشتريات التي تساوي أو تزيد عن حد العطاء
    1. يجب الإعلان عن العناصر التي تزيد قيمتها عن حد عرض أسعار الكلية وتقديمها للجمهور ما لم يتم الإعفاء بموجب 18A: 64A-25.5 أو أي قانون آخر ، ويجب أن تكون متوافقة مع سياسة Play-to-Play 6.4. يقوم مدير العقود والمشتريات بإعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض ، حسب الاقتضاء ، مع مدير الإدارة و / أو المدير المالي أو من ينوب عنه. لا تزال المشتريات المعفاة من العطاء (باستثناء الخدمات المهنية) تتطلب التماس عروض أسعار متعددة وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.5.
    2. توجد قائمة استثناءات العطاءات العامة في NJSA 18A: 64A-25.5. وتشمل ما يلي:
      1. خدمات احترافية؛
      2. الخدمات غير العادية غير المحددة ("EUS") والمنتجات التي لا يمكن وصفها بشكل معقول بمواصفات مكتوبة ، ومع ذلك ، تخضع للإجراءات المتوافقة مع العطاءات العامة كلما أمكن ذلك ؛
      3. المواد أو المستلزمات غير المتوفرة من أكثر من بائع واحد ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، المواد أو المستلزمات المحمية ببراءة اختراع أو حقوق الطبع والنشر ؛
      4. العمل الذي قام به موظفو HCCC ؛
      5. طباعة الإخطارات والمستندات القانونية المستخدمة في الإجراءات القانونية ؛
      6. الكتب المدرسية والمواد المكتبية وخدمات المكتبات المتخصصة ؛
      7. الإمدادات الغذائية والخدمات بما في ذلك الإمدادات الغذائية وعقود الإدارة لمراكز الطلاب وغرف الطعام والكافيتريات ؛
      8. الخدمات التي تؤديها إحدى المرافق العامة التي تخضع لاختصاص مجلس المرافق العامة (BPU) ، وفقًا للتعريفات وجداول الرسوم المعتمدة من قبل BPU ؛
      9. خدمة إصلاح المعدات إذا كانت في طبيعة EUS ، بما في ذلك الأجزاء الضرورية ؛
      10. الآلات أو المعدات المتخصصة ذات الطبيعة التقنية التي لن تسمح بشكل معقول برسم المواصفات ، وشرائها ، دون إعلان للصالح العام ؛
      11. التأمين ، بما في ذلك التغطية والخدمات الاستشارية ، والتي يجب شراؤها وفقًا لمتطلبات EUS ؛
      12. نشر الإخطارات القانونية في الصحف ، وفقًا لما يقتضيه القانون ؛
      13. اقتناء القطع الأثرية أو غيرها من العناصر ذات الطابع الجوهري أو الفني أو التاريخي الفريد ؛
      14. تحصيل المبالغ المستحقة على قروض الطلاب ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر قروض الطلاب الفيدرالية ؛
      15. خدمات الاستشارات المهنية.
      16. الترفيه ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر العروض المسرحية والفرقة والحفلات الموسيقية الأخرى والأفلام وغيرها من المنتجات السمعية والبصرية ؛
      17. العقود التي تستخدم الأموال التي تم إنشاؤها بواسطة رسوم الأنشطة الطلابية التي يتقاضاها الطلاب أو يرفعونها ، والتي لا تخضع للسيطرة المباشرة للكلية والتي يتم إنفاقها من قبل المنظمات الطلابية ؛
      18. الطباعة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، الكتالوجات والكتب السنوية وإعلانات الدورات ؛
      19. توفير سلع أو خدمات لاستخدام أو دعم أو صيانة أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية للبرامج وتطوير النظام للأجهزة المسجلة الملكية ؛
      20. تعيين الموظفين والإعلان ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الإعلان الساعي لتسجيل الطلاب ؛
      21. اللوازم التعليمية والكتب والملابس وما إلى ذلك التي تم شراؤها من قبل مكتبة كلية المقاطعة ، أو بواسطة شركة خدمة أو إدارة بموجب عقد مع كلية مقاطعة لتشغيل مكتبة كلية مقاطعة ؛
      22. شراء أو استئجار قبعات التخرج والعباءات وشهادات الجائزة أو اللوحات ؛
      23. نفقات السفر أو المؤتمرات ؛
      24. العناصر المتاحة من البائعين بتكاليف أقل من أسعار العقود الحكومية لنفس المنتج أو الخدمة ، والتي تفي أو تتجاوز شروط أو شروط عقد الدولة ؛
      25. المشتريات التي تم إجراؤها أو الدخول فيها مع الولايات المتحدة أو ولاية نيو جيرسي أو مقاطعة أو بلدية أو أي مجلس إدارة أو هيئة أو مسؤول أو وكالة أو سلطة أو أي ولاية أخرى أو قسم فرعي منها.
    3. تشمل الاستثناءات الإضافية للمناقصات العامة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لـ قانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاونية المعترف بها على المستوى الوطني والمقبولة (NJSA 18A: 64A-25.11a (ب)).
    4. ينبغي النظر في عملية عادلة ومفتوحة لمشتريات معفاة من العطاء لتجنب الحاجة إلى الحصول على شهادة إفصاح عن كيانات الأعمال.
    5. الأطراف الثالثة التي تكتب أو تساعد في إعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض غير مؤهلة لتقديم عطاء أو تقديم عرض لنفس العقد.
    6. يتم منح العقد من الجمهور الذي يتطلب الإعلان العام عن العطاءات من قبل مجلس الأمناء إلى صاحب العطاء الأقل مسؤولية. NJSA 18A: 64A-25.19.
    7. خدمات احترافية:
      1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.5 (a) (1) ، تُعفى العقود التي يتكون موضوعها من خدمات مهنية من العطاءات العامة.
      2. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، لا يلزم تقديم عروض أسعار متعددة لعقود الخدمة الاحترافية.
      3. لا يلزم وجود BEDC في حالة استخدام عملية عادلة ومنفتحة للحصول على عقد خدمة احترافي.
      4. تُعرَّف الخدمات المهنية بأنها "الخدمات المقدمة أو المؤداة من قبل شخص مخول بموجب القانون لممارسة مهنة معترف بها والتي ينظم القانون ممارستها ويتطلب أداء الخدمات معرفة من نوع متقدم في مجال التعلم المكتسب بواسطة نظام رسمي مطول دورة تعليم ودراسة متخصصة تختلف عن التدريس الأكاديمي العام أو التلمذة المهنية أو التدريب. الخدمات المهنية تعني أيضًا الخدمات المقدمة في أداء عمل أصلي ومبدع في مجال معترف به من المساعي الفنية ".
    8. مشتريات الطوارئ:
      1. وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.6 ، يمكن إجراء أي عملية شراء أو التفاوض بشأنها أو منحها من قبل الكلية بدون إعلانات عامة للعطاءات ، عندما تتطلب حالة طارئة تؤثر على صحة أو سلامة أو رفاهية شاغلي ممتلكات الكلية التسليم الفوري للمواد أو اللوازم أو أداء العمل.
      2. يجب تقديم طلب مكتوب للشراء ، من قبل الموظف المسؤول عن المبنى أو المرفق أو المعدات حيث حدثت حالة الطوارئ ، إلى مدير العقود والمشتريات ، يصف طبيعة حالة الطوارئ ، ووقت حدوثها ، و بحاجة إلى استدعاء استثناء الشراء في حالات الطوارئ. يحق للرئيس ومدير العقود والمشتريات منح عقد الشراء إذا اقتنع المدير بوجود حالة الطوارئ.
      3. عند تقديم العمل أو المواد أو الإمدادات، يحق للمقاول الحصول على أجرها وتكون الكلية ملزمة بالدفع.
      4. عروض الأسعار المتعددة غير مطلوبة لعمليات الشراء الطارئة.
    9. مطلوب موافقة رئيس المكتب / الوحدة أو نائب رئيس القسم أو المدير المالي أو من ينوب عنه لطلب الشراء.
  7. تنفيذ العقود
    1. يجب إرسال جميع العقود إلى مدير العقود والمشتريات لمراجعتها بالتعاون مع المستشار القانوني للكلية. يتم بعد ذلك مراجعة العقود من قبل المدير المالي وإرسالها إلى الرئيس أو من ينوب عنه للتوقيع.
    2. لا يحق لرؤساء المكاتب / الوحدات تنفيذ العقود.
    3. يجوز لمدير العقود والمشتريات تنفيذ العقود التي تخضع لسلطة المدير الصادرة عن مجلس الأمناء (عقود تحت عتبة العطاء).
    4. مطلوب موافقة الرئيس والمدير المالي و / أو مدير العقود والمشتريات لطلب الشراء.
  8. أجهزة الكمبيوتر - الأجهزة والبرامج
    1. سيعمل كبير موظفي المعلومات مع مدير العقود والمشتريات للحصول على جميع طلبات معدات أنظمة النقل الذكية للكلية.
    2. يجب إكمال نموذج تبرير المعدات والموافقة عليه من قبل جميع الأطراف. بعد الموافقة على نموذج التبرير ، تحتاج الإدارة إلى إكمال طلب.
    3. سيتم إصدار أمر الشراء عند الموافقة على الطلب وإرساله إلى البائع.
    4. سيقوم قسم تكنولوجيا المعلومات باستلام المعدات وتكوينها وتركيبها.
    5. مطلوب نائب رئيس القسم والمدير المالي ورئيس قسم المعلومات و / أو مدير العقود والمشتريات الموافقة على طلبات الشراء.
  9. تنوع الموردين
    1. إعلان العطاءات وطلب العروض ("RFP")
      1. يقوم قسم المشتريات بالإعلان عن العطاءات وطلب العروض على موقع الكلية الإلكتروني لجميع الشركات المحلية والمتنوعة من أجل عملية تقديم العطاءات العادلة والمفتوحة.
      2. تنبيهات الشراء الشركات المملوكة للنساء (WBE)، والشركات المملوكة للأقليات (MBE)، والشركات المملوكة للمحاربين القدامى (VBE أو VOSB)، والشركات المملوكة لأفراد محرومين اقتصاديًا (DBE)، والشركات المملوكة للأفراد المثليين (LGBTBE) عندما تكون العطاءات متاحة لضمان التقديمات المتنوعة.
      3. مراجعة العطاءات للتأكد من استيفاء المواصفات للأشخاص ذوي الإعاقة.
      4. تحقق مما إذا كان البائعون المقدمون ينطبقون على مجموعة تنوع الموردين.
    2. مشاركة مجموعة التنوع
      1. يعطي الأولوية للبائعين المتنوعين الذين تم التحقق منهم من خلال العقود الحكومية والتعاونيات.
      2. يشارك مدير العقود والمشتريات في العديد من مجموعات التنوع، بالإضافة إلى مجموعات الشراء المشتركة، للحصول على معلومات عن شركات مختلفة من أعراق مختلفة لتنويع القوة الشرائية.
      3. مواصلة العضوية في مجلس تنوع موردي الأقليات في نيويورك/نيو جيرسي، والذي يوفر قوائم بموردي الأقليات المعتمدين.
      4. التقى البائعون من خلال حضور العديد من المؤتمرات والندوات وورش العمل التي تركز على تنوع الموردين، بالاشتراك مع إدارة التنوع والشمول ومقاطعة هدسون وجيرسي سيتي ومنظمات التنوع بالولاية.

ملخص إجراءات المشتريات للسلع والخدمات

               
الموافقة المطلوبة   مبلغ الشراء / نوع الشراء   عملية الشراء   ملاحظة  

رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، لطلب الشراء

 

أقل من 20٪ من حد العطاء للكلية

اعتبارًا من يوليو 2023، يبلغ الحد الأقصى لتقديم العطاءات في County College 41,600 دولارًا أمريكيًا. 

 

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجوز منح جوائز المشتريات أو العقود أو الاتفاقيات المقدرة بأقل من عشرين بالمائة (20٪) من عتبة العطاء الحالية للكلية (8,320،1 دولارًا اعتبارًا من 2023 يوليو XNUMX) بناءً على طلب واحد اقتباس أو اقتراح.

 

شهادة تسجيل الأعمال مطلوبة من البائعين عندما يتجاوز الشراء 15% من الحد الأدنى لعرض أسعار الكلية (6,240 دولارًا أمريكيًا اعتبارًا من 1 يوليو 2023) ويتم تنفيذ الخدمات في نيوجيرسي. NJSA 52: 32-44 وما يليها.

 

رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، لطلب الشراء

 

بين 20٪ من حد العطاء للكلية و 17,499،XNUMX دولارًا

 

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، يجب طلب ما لا يقل عن اثنين (2) من الاقتباسات ، كلما كان ذلك ممكنًا ، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أدنى عرض أسعار يتم استلامه ويكون أكثر فائدة للكلية والسعر والعوامل الأخرى التي يتم أخذها في الاعتبار. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض أسعار ، فسيتم وضع بيان يوضح أسباب ذلك في ملف مع عملية الشراء هذه. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار إذا كان ذلك ممكنًا.

 

عندما تكون هناك حاجة لعروض أسعار متعددة ، يكون المكتب / الوحدة الفردية مسؤولاً عن طلب عروض الأسعار المتعددة. ستعمل إدارة المشتريات مع المكتب / الوحدة للمساعدة في العثور على البائعين البديلين المحتملين عند الضرورة.

 

تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها وطنياً والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).

 

انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية.

 

العوامل التي يمكن أخذها في الاعتبار إذا كان منح عروض الأسعار غير الأدنى تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر:

  1. أ) الخبرة السابقة (بما في ذلك الخبرة السابقة مع HCCC)
  2. مراجع حسابات
  3. الموقع (طالما أن القرب المادي من البائع ضروري للشراء الفعال والاقتصادي أو أداء العقد)

 

رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء

 

بين 17,500 دولار وعتبة الكلية - عملية عادلة ومفتوحة

 

بدلاً من التماس عروض أسعار متعددة وفقًا لمعيار NJSA 18A:64A-25.19، يجوز للكلية استخدام عملية عادلة ومفتوحة لعمليات الشراء التي تتراوح قيمتها بين 17,500 دولار أمريكي والحد الأقصى لعطاءات الكلية. يتضمن ذلك نشر طلب تقديم العروض (RFP) على موقع الكلية الإلكتروني لمدة لا تقل عن عشرة (10) أيام. يمكن منح العقد بناءً على أقل العروض استجابةً ومسؤوليةً والتي تكون أكثر فائدة للكلية، مع مراعاة السعر وعوامل أخرى. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل عرض، فيجب وضع بيان يوضح أسباب ذلك في الملف مع عملية الشراء هذه.

 

شهادة الإفصاح عن كيانات الأعمال (BEDC) غير مطلوبة عند استخدام عملية عادلة ومفتوحة عن طريق نشر طلب تقديم العروض على موقع الكلية.

 

تشمل الإعفاءات الإضافية من عملية الاقتباس المتعددة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لقانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها وطنياً والمقبولة (NJSA 18A) : 64A-25.11a (ب)).

 

انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية.

 

رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء

 

بين 17,500 دولار أمريكي وعتبة عرض أسعار الكلية - عملية غير عادلة ومفتوحة

 

وفقًا لمعيار NJSA 18A:64A-25.19، يجب طلب عرضين (2) على الأقل، كلما كان ذلك ممكنًا، قبل منح الشراء. سيتم منح العقد على أساس أقل عرض أسعار مسؤول تم استلامه والذي يكون أكثر فائدة للكلية، مع مراعاة السعر وعوامل أخرى. إذا لم يتم منح الجائزة للبائع الذي يقدم أقل الأسعار، فيجب وضع بيان يوضح أسباب ذلك في الملف مع عملية الشراء هذه. وفقًا لممارسة الكلية، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما أمكن ذلك عمليًا.

 

يلزم الحصول على شهادة الإفصاح عن الكيان التجاري (BEDC) لمنح العقد للبائعين عند اتباع عملية غير عادلة ومفتوحة. سيقوم كل من أنظمة إدارة العقود الخاصة بـCollegue وBonfire بتخزين جميع مراكز تطوير الأعمال (BEDC).

 

مطلوب قرار مجلس الأمناء بشأن منح العقود لجميع المشتريات التي تقل عن حد العطاء الخاص بالكلية ما لم يكن هناك قرار من مجلس الأمناء بالموافقة على سلطة وكيل المقاولات لمنح العقود حتى مبلغ حد العطاء. تم تفويض مدير العقود والمشتريات بمنح العقود عند الحد الأدنى لتقديم العطاءات (41,600 دولار أمريكي اعتبارًا من 1 يوليو 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (انظر المزيد من التوضيح أدناه).

 

الإعفاءات لمتطلبات التماس عروض أسعار متعددة هي نفسها المذكورة أعلاه.

 

مجلس الأمناء ومدير العقود والمشتريات لطلبات الشراء

 

مشتريات أقل من حد العطاء للكلية - قرار يخوّل مدير العقود والمشتريات منح العقود تحت حد العطاء

 

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.3 ، يجوز إجراء عمليات الشراء أو العقود أو الاتفاقيات الخاصة بأداء أي عمل أو تأثيث أو استئجار المواد أو الإمدادات ، والتي لا تتجاوز تكلفتها أو سعرها حد العطاء الخاص بالكلية ، والتفاوض بشأنها و الممنوحة من قبل وكيل متعاقد ، عندما يكون مصرحًا بذلك بقرار من مجلس الأمناء ، دون الإعلان العام عن العطاءات والعطاءات لذلك. يجب أن يتبع مدير العقود والمشتريات إجراءات قانون عقود كلية مقاطعة عند منح العقود. لكل ممارسة جامعية ، يجب الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار كلما كان ذلك ممكنًا.

 

مطلوب عروض أسعار متعددة ما لم يكن هناك استثناء. الإعفاءات الخاصة بطلب عروض الأسعار هي نفسها المذكورة أعلاه.

 

رئيس المكتب / الوحدة ، و / أو نائب رئيس القسم ، المدير المالي ، أو من ينوب عنه ، لطلب الشراء

 

المشتريات التي تساوي أو تزيد عن حد العطاء

 

يجب الإعلان عن العناصر التي تزيد قيمتها عن حد العطاء الخاص بالكلية بشكل عام وتقديم العطاءات ما لم يتم إعفاؤها بموجب 18A:64A-25.5 أو أي قانون آخر، ويجب أن تكون متوافقة مع سياسة اللعب للتشغيل 6.4. سيقوم مدير العقود والمشتريات بإعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض، حسب الاقتضاء، مع مدير الإدارة و/أو المدير المالي أو من ينوب عنه. لا تزال المشتريات المعفاة من العطاءات (باستثناء الخدمات المهنية) تتطلب التماس عروض أسعار متعددة وفقًا لـ NJSA 18A:64A-25.5. انظر أدناه للحصول على الخدمات المهنية.

 

توجد قائمة استثناءات العطاءات العامة في NJSA 18A: 64A-25.5 وتشمل ما يلي:

 

  1. خدمات احترافية؛
  2. الخدمات غير العادية غير المحددة ("EUS") والمنتجات التي لا يمكن وصفها بشكل معقول بمواصفات مكتوبة ، ومع ذلك ، تخضع للإجراءات المتوافقة مع العطاءات العامة كلما أمكن ذلك ؛
  3. المواد أو المستلزمات غير المتوفرة من أكثر من بائع واحد ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، المواد أو المستلزمات المحمية ببراءة اختراع أو حقوق الطبع والنشر ؛
  4. العمل الذي قام به موظفو HCCC ؛
  5. طباعة الإخطارات والمستندات القانونية المستخدمة في الإجراءات القانونية ؛
  6. الكتب المدرسية والمواد المكتبية وخدمات المكتبات المتخصصة ؛ 
  7. الإمدادات الغذائية والخدمات بما في ذلك الإمدادات الغذائية وعقود الإدارة لمراكز الطلاب وغرف الطعام والكافيتريات ؛
  8. الخدمات التي تؤديها إحدى المرافق العامة والتي تخضع لاختصاص مجلس المرافق العامة (BPU) ، وفقًا للتعريفات وجداول الرسوم المعتمدة من قبل BPU ؛
  9. خدمة إصلاح المعدات إذا كانت في طبيعة EUS ، بما في ذلك الأجزاء الضرورية ؛
  10. الآلات أو المعدات المتخصصة ذات الطبيعة الفنية التي لن تسمح بشكل معقول برسم المواصفات ، وشرائها دون إعلان للصالح العام ؛ 
  11. التأمين ، بما في ذلك التغطية والخدمات الاستشارية ، والتي يجب شراؤها وفقًا لمتطلبات EUS ؛
  12. نشر الإخطارات القانونية في الصحف ، وفقًا لما يقتضيه القانون ؛
  13. اقتناء القطع الأثرية أو غيرها من العناصر ذات الطابع الجوهري أو الفني أو التاريخي الفريد ؛
  14. تحصيل المبالغ المستحقة على قروض الطلاب ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر قروض الطلاب الفيدرالية ؛
  15. خدمات الاستشارات المهنية.
  16. الترفيه ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر العروض المسرحية والفرقة والحفلات الموسيقية الأخرى والأفلام وغيرها من المنتجات السمعية والبصرية ؛
  17. العقود التي تستخدم الأموال التي تم إنشاؤها بواسطة رسوم الأنشطة الطلابية التي يتقاضاها الطلاب أو يرفعونها ، والتي لا تخضع للسيطرة المباشرة للكلية والتي يتم إنفاقها من قبل المنظمات الطلابية ؛
  18. طباعة ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، الكتالوجات والكتب السنوية وإعلانات الدورات ؛
  19. توفير سلع أو خدمات لاستخدام أو دعم أو صيانة أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية للبرامج وتطوير النظام للأجهزة المسجلة الملكية ؛
  20. تعيين الموظفين والإعلان ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، الإعلان الساعي لتسجيل الطلاب ؛
  21. اللوازم التعليمية والكتب والملابس وما إلى ذلك التي تم شراؤها من قبل مكتبة كلية المقاطعة ، أو بواسطة شركة خدمة أو إدارة بموجب عقد مع كلية مقاطعة لتشغيل مكتبة كلية مقاطعة ؛
  22. شراء أو استئجار قبعات التخرج والعباءات وشهادات الجائزة أو اللوحات ؛
  23. نفقات السفر أو المؤتمرات ؛
  24. العناصر المتاحة من البائعين بتكاليف أقل من أسعار العقود الحكومية لنفس المنتج أو الخدمة ، والتي تفي أو تتجاوز شروط أو شروط عقد الدولة ؛
  25. المشتريات التي تم إجراؤها أو الدخول فيها مع الولايات المتحدة أو ولاية نيو جيرسي أو مقاطعة أو بلدية أو أي مجلس إدارة أو هيئة أو مسؤول أو وكالة أو سلطة أو أي ولاية أخرى أو قسم فرعي منها.

 

تشمل الاستثناءات الإضافية للعطاءات العامة استخدام عقود الدولة (NJSA 18A: 64A-25.9) ، والشراء المشترك مع كليات المقاطعات الأخرى أو البلديات أو المقاطعات التي تقع فيها كلية المقاطعة أو مؤسسات التعليم العالي أو الوحدات الحكومية الأخرى وفقًا لـ قانون العقود العامة المحلية (NJSA 18A: 64A-25.10) ، وأنظمة التسعير التعاونية المنشأة بموجب قوانين ولاية نيو جيرسي (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)) ، واتفاقيات الشراء التعاوني المعترف بها على الصعيد الوطني والمقبولة (NJSA 18A: 64A-25.11a (ب)).

 

ينبغي النظر في عملية عادلة ومفتوحة لمشتريات معفاة من العطاء لتجنب الحاجة إلى الحصول على شهادة إفصاح عن كيانات الأعمال.

 

الأطراف الثالثة التي تكتب أو تساعد في إعداد مواصفات العطاء أو طلب تقديم العروض غير مؤهلة لتقديم عطاء أو تقديم عرض لنفس العقد.

 

يتم منح العقد من الجمهور الذي يتطلب إعلانًا عامًا عن العطاءات من قبل مجلس الأمناء إلى صاحب العطاء الأقل مسؤولية. NJSA 18A: 64A-25.19.

 

 

 

PROFESSIONAL SERVICES

 

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.5 (a) (1) ، تُعفى العقود التي يتكون موضوعها من خدمات مهنية من العطاءات العامة.

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.19 ، لا يلزم تقديم عروض أسعار متعددة لعقود الخدمة الاحترافية.

 

لا يلزم وجود BEDC في حالة استخدام عملية عادلة ومنفتحة للحصول على عقد خدمة احترافي.

تُعرَّف الخدمات المهنية بأنها "الخدمات المقدمة أو المؤداة من قبل شخص مخول بموجب القانون لممارسة مهنة معترف بها والتي ينظم القانون ممارستها ويتطلب أداء الخدمات معرفة من نوع متقدم في مجال التعلم المكتسب بواسطة نظام رسمي مطول مقرر تعليمي ودراسة متخصص متميز عن التوجيه الأكاديمي العام أو التلمذة المهنية والتدريب. الخدمات المهنية تعني أيضًا الخدمات المقدمة في أداء عمل أصلي ومبدع في مجال معترف به من المساعي الفنية ".

 

 

 

مشتريات الطوارئ

 

وفقًا لـ NJSA 18A: 64A-25.6 ، يمكن إجراء أي عملية شراء أو التفاوض بشأنها أو منحها من قبل الكلية بدون إعلانات عامة للعطاءات ، عندما تتطلب حالة طارئة تؤثر على صحة أو سلامة أو رفاهية شاغلي ممتلكات الكلية التسليم الفوري للمواد أو اللوازم أو أداء العمل.

 

يجب تقديم طلب مكتوب للشراء ، من قبل الموظف المسؤول عن المبنى أو المرفق أو المعدات حيث حدثت حالة الطوارئ ، إلى مدير العقود والمشتريات ، يصف طبيعة حالة الطوارئ ، ووقت حدوثها ، و بحاجة إلى استدعاء استثناء الشراء في حالات الطوارئ. يحق للرئيس ومدير العقود والمشتريات منح عقد الشراء إذا اقتنع المدير بوجود حالة الطوارئ.

عند تقديم العمل أو المواد أو الإمدادات، يحق للمقاول الحصول على أجرها وتكون الكلية ملزمة بالدفع.

عروض الأسعار المتعددة غير مطلوبة لعمليات الشراء الطارئة.

 

الرئيس والمدير المالي و / أو مدير العقود والمشتريات لطلب الشراء

 

 

 

يجب إرسال جميع العقود إلى مدير العقود والمشتريات لمراجعتها بالتعاون مع المستشار القانوني للكلية. يتم بعد ذلك مراجعة العقود من قبل المدير المالي وإرسالها إلى الرئيس أو من ينوب عنه للتوقيع.

 

لا يحق لرؤساء الأقسام تنفيذ العقود.

يجوز لمدير العقود والمشتريات تنفيذ العقود التي تخضع لسلطة المدير الصادرة عن مجلس الأمناء (عقود تحت عتبة العطاء).

 

نائب رئيس القسم ، وكبير الموظفين الماليين ، وكبير موظفي المعلومات ، و / أو مدير العقود والمشتريات ، لطلبات الشراء

 

يجب تقديم جميع أجهزة الكمبيوتر (الأجهزة والبرامج) للموافقة عليها إلى قسم تكنولوجيا المعلومات.

 

يرجى استخدام نموذج تبرير المعدات. سيعمل كبير مسؤولي المعلومات مع مدير العقود والمشتريات للحصول على جميع طلبات معدات أنظمة النقل الذكية للكلية. يجب إكمال نموذج تبرير المعدات والموافقة عليه من قبل جميع الأطراف. بعد الموافقة على نموذج التبرير ، تحتاج الإدارة إلى إكمال طلب. سيتم إصدار أمر الشراء عند الموافقة على الطلب وإرساله إلى البائع. سيقوم قسم تكنولوجيا المعلومات باستلام المعدات وتكوينها وتركيبها.

 

 

 

انزلق للمزيد

تمت الموافقة عليه: مارس 2022
وافق عليها: مجلس الوزراء
التصنيف: شراء
الفئة الفرعية: المشتريات
الموعد المقرر للمراجعة: مارس 2024
الدائرة المسؤولة: المالية

 

العودة إلى Policies and Procedures