سياسة ترتيبات العمل المرنة

 

PURPOSE

الغرض من هذه السياسة على ترتيبات العمل المرنة هو التأكد من أن كلية مجتمع مقاطعة هدسون ("الكلية") تسمح المرونة في مكان العمل ، يسمح الموظفين لتحقيق التوازن بين المسؤوليات الشخصية والمهنية, وإدارةs حالات الطوارئ التي قد تواجهها الكلية من وقت لآخر.

سياسة

تلتزم الكلية ومجلس أمنائها ("المجلس") بدعم التوازن الفعال بين المسؤوليات الشخصية والمهنية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والإدارة. علاوة على ذلك ، يدرك مجلس الإدارة أن الظروف الخاصة قد تتطلب إدارة الطوارئ والعمليات عن بعد للحفاظ على استمرارية الأعمال. بتوجيه من الرئيس ، قد توفر الكلية للموظفين فرصًا لترتيبات العمل المرنة ، لتشمل التنقل عن بُعد والوقت المرن في بيئة عمل آمنة ومهنية ومنتجة حسبما يكون مناسبًا أو مطلوبًا بموجب القانون.

يفوض مجلس الإدارة الرئيس مسؤولية تطوير الإجراءات والعمليات لتنفيذ هذه السياسة التي تشمل متطلبات وإرشادات أهلية عادلة وشاملة. ستقوم الكلية بتسهيل فرص التطوير المهني لقوتها العاملة لهذا الغرض. سيضمن مكتب الموارد البشرية الامتثال لهذه السياسة.

باعتماد: مجلس الأمناء
تاريخ الموافقة: 9 يونيو 2020
التصنيف: الموارد البشرية
الإدارة المسؤولة: الموارد البشرية 

 

الإجراءات

إجراءات ترتيبات العمل المرنة

1. نظرة عامة

الغرض من هذا الإجراء الخاص بترتيبات العمل المرنة هو ضمان تنفيذ سياسة ترتيبات العمل المرنة في كلية مجتمع مقاطعة هدسون ("الكلية")، مما يسمح بالمرونة في مكان العمل، مما يسمح للموظفين، بدوام كامل وجزئي، بالتوازن المسؤوليات الشخصية والمهنية، وإدارة حالات الطوارئ التي قد تواجهها الكلية من وقت لآخر. يجوز للكلية، وفقًا لتقديرها، أن توفر للموظفين فرصًا لترتيبات عمل مرنة، بما في ذلك التنقل عن بعد والوقت المرن في بيئة عمل آمنة ومهنية ومنتجة حسب ما يكون مناسبًا، أو وفقًا لما يقتضيه القانون.

يجوز لأعضاء مجلس الوزراء المشرفين أو المشرفين الذين يشرفون على مراجعة وموافقة أعضاء مجلس الوزراء تنفيذ جدول عمل بديل لوحدتهم يلبي احتياجات العمل والموظفين، ويدعم مهمة الكلية ورؤيتها وقيمها. قد تتضمن ترتيبات العمل المرنة للوحدة العمل عن بعد، أو جدول أسبوعي مضغوط، أو جدول بديل، أو جدول مختلط، أو وقت مرن. يجوز للمشرف وضع إرشادات وأفضل الممارسات للوحدة لدعم جدول عمل بديل أو مختلط. يمكن تقييم الجدول الزمني من وقت لآخر لضمان الدعم المستمر لرسالة الكلية ورؤيتها وقيمها.

2.الطلبات

قد يطلب الموظفون ترتيبات عمل مرنة، مثل العمل عن بعد، حيثما أمكن، جدول بديل، أسبوع عمل مضغوط، جدول مختلط أو وقت مرن. الظروف التي تحدث والتي لا يمكن توقعها بشكل معقول ولا يمكن جدولتها مسبقًا يتم توضيحها في العملية الموضحة في قسم 3 أقل. ومع ذلك، عندما يكون ذلك ممكنًا، يجب جدولة هذه الطلبات وفقًا للعملية الموضحة في قسم 4. انظر الرسم البياني في الملحق أ. يجوز للموظف أو المشرف التشاور مع مكتب الموارد البشرية حول الطبيعة والمدة والترتيبات المطلوبة. سيتم إعادة تقييم طلبات الترتيب المرن الممنوحة بشكل دوري، في موعد لا يتجاوز ستة (6) أشهر بعد تنفيذ الترتيب المتفق عليه. تظل القرارات المتعلقة بطلبات ترتيبات العمل المرنة والطلبات الممنوحة وفقًا لتقدير الكلية النهائي ويجوز إنهاؤها في أي وقت مع إشعار الموظف، عندما يكون ذلك ممكنًا، ووفقًا للقوانين المعمول بها.

الملحق أ
الملحق أ

3. غير مجدول 

يجوز للموظف أن يطلب ترتيبات عمل بديلة عن طريق الاتصال بالمشرف عليه مع إشعاره بأكبر قدر ممكن. في حالة موافقة المشرف، قد يتم طلب الوثائق الداعمة من الموظف. تعتبر ترتيبات العمل غير المجدولة مؤقتة وتنتهي بمجرد أن تسمح الظروف بالعودة إلى ترتيبات العمل العادية.

4. من المقرر

إلى الحد الذي تكون فيه الظروف متوقعة بشكل معقول، يجوز للموظف أن يطلب بشكل مستقل ترتيبات عمل مرنة عن طريق الاتصال بالمشرف عليه وتحديد الشروط المطلوبة لترتيبات العمل البديلة. بعد الاتفاق بين الموظف والمشرف، يتم الانتهاء نموذج طلب ترتيبات العمل المرنة للموظفويجب تقديم أي مستندات داعمة إلى عضو مجلس الوزراء المشرف. سيتم إخطار الموظفين بالقرار من قبل عضو مجلس الوزراء المشرف أو من قبل المشرف مباشرة.

5. ترتيبات العمل عن بعد

5.1 في حالة الموافقة على طلب الحصول على ترتيبات عمل مرنة تتضمن العمل عن بُعد، يُتوقع من الموظف اتخاذ التدابير المناسبة لضمان سرية وحماية المعلومات الخاصة بالكلية أو الموظف أو الطالب. قد تشمل تدابير السلامة استخدام خزائن الملفات والمكاتب المقفلة، والصيانة المنتظمة لكلمات المرور، وأي تدابير أخرى مناسبة للمنصب وواجباته ومسؤولياته، أو على النحو الموصى به من قبل خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITS).

5.2 تظل أي معدات توفرها الكلية للعمل عن بعد ملكًا للكلية وستقوم الكلية بصيانتها. المعدات التي توفرها الكلية مخصصة للأغراض التجارية فقط. لا يجوز للموظفين تثبيت أي برنامج أو جهاز يمنع ITS من صيانة المعدات أو مراقبتها. لا تتحمل الكلية أي مسؤولية عن الأضرار أو الإصلاحات التي تلحق بالمعدات المملوكة للموظفين. في حالة الانفصال عن العمل، يجب إعادة جميع ممتلكات الكلية إلى الكلية، ما لم يتم اتخاذ ترتيبات أخرى.

5.3 يجب على الموظف تهيئة بيئة عمل مناسبة داخل منزله لأغراض العمل. لن تكون الكلية مسؤولة عن أي تكاليف مرتبطة بالممتلكات غير المملوكة للكلية في بيئات العمل عن بعد، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، إعداد المكتب المنزلي للموظف، أو إعادة التصميم، أو الأثاث، أو الإضاءة، أو الإصلاحات أو أي تعديلات على مساحة المكتب المنزلي. سيوافق الموظف على الحصول على اتصال مستدام بالإنترنت والهاتف. لن تقوم الكلية بتوفير أو تعويض أي تكاليف تتعلق باستخدام الإنترنت/الهاتف.

5.4 يجب على الموظف الحفاظ على مكان عمله عن بعد بطريقة آمنة وخالية من مخاطر السلامة. يتم تغطية الإصابات التي يتعرض لها الموظف في موقع المكتب المنزلي وبالتزامن مع واجبات عمله العادية من خلال سياسة تعويض العمال بالكلية، حسب ما يكون مناسبًا. سيكون الموظف مسؤولاً عن إخطار الكلية بأي إصابات من هذا القبيل في أقرب وقت ممكن عمليًا. سيكون الموظف مسؤولاً عن أي إصابات يتعرض لها زوار موقع العمل في منزله.

5.5 يجب على الموظف الذي لا يُعفى من متطلبات العمل الإضافي بموجب قانون معايير العمل العادلة، وجميع القوانين واللوائح الفيدرالية والولائية المعمول بها، أن يسجل جميع ساعات العمل بدقة. تتطلب ساعات العمل أكثر من تلك المقررة يوميًا وأسبوع العمل موافقة مسبقة من المشرف. قد يؤدي عدم الامتثال لهذا الشرط إلى الإنهاء الفوري للترتيب.

5.6 قد لا تتم الموافقة على طلبات ترتيبات العمل المرنة التي تشمل العمل عن بعد لجميع المناصب أو الموظفين. وسيتم تقييم هذه الطلبات على أساس كل حالة على حدة. يجوز للمشرف فحص ما إذا كان يمكن أداء وظائف الوظيفة الأساسية للموظف بشكل فعال عن بعد. ويجوز للمشرف استشارة مكتب الموارد البشرية لهذا الغرض.

5.7 يجب أن يخضع أولئك الذين تم منحهم ترتيبات العمل عن بعد لنفس التوقعات والمسؤوليات ومعايير الأداء لمناصبهم التي كانت قائمة قبل الترتيب عن بعد. يجب على المشرفين والموظفين توصيل التوقعات الخاصة بمهام العمل بوضوح، والمشاركة في اجتماعات منتظمة، وتحديد أي معايير أخرى ذات صلة بدعم الترتيب عن بعد. 

5.8 يجب أن يكون الموظف متاحًا خلال ساعات العمل المقررة وأن يكون مستجيبًا لزملاء العمل والمشرف أثناء العمل عن بعد. يوافق الموظف أيضًا على الحضور بنشاط لمسؤوليات المنصب طوال ساعات العمل المقررة ويوافق على أن يكون من الممكن الوصول إليه عن طريق البريد الإلكتروني أو مؤتمر الفيديو أو رقم هاتف الاتصال في حالات الطوارئ الذي يوفره الموظف للاستخدام خلال هذا الوقت.

6. تقدير

سيقوم نائب الرئيس للموارد البشرية أو من ينوب عنه بمراجعة تنفيذ الإجراء بشكل منتظم للتأكد من تنفيذ هذا الإجراء بطريقة عادلة ومتسقة ومنصفة تتفق مع مهمة الكلية ورؤيتها وقيمها.

وافق عليها: مجلس الوزراء
تاريخ الموافقة: يناير 2022؛ نوفمبر 2023
مجدول للمراجعة: نوفمبر 2025
التصنيف: الموارد البشرية
الإدارة المسؤولة: الموارد البشرية

العودة إلى Policies and Procedures